Le transfert de dossier comptable
Lorsque vous changez d’expert-comptable, le transfert de votre fichier de comptabilité est crucial. C’est une transition importante qui permettra au nouveau prestataire de suivre votre mission dans de bonnes conditions.
En effet, lors de ce transfert, les confrères se partagent vos informations comptables (bilans, comptes annuels, fiche de paie, etc.). C’est un devoir légal et déontologique.
Ainsi, afin d’assurer une transition dans de meilleures conditions, chaque partie a des devoirs à suivre.
Du côté de l’entreprise
L’entreprise étant le personnage principal dans ce processus, elle a un rôle à jouer dans le bon déroulement de ce transfert de dossier.
Solder les honoraires dus
Dès lors que la société décide de se séparer de son actuel expert-comptable, et de choisir le cabinet successeur, elle doit vérifier certains points avant d’entreprendre toute démarche. La première étant la vérification quant aux honoraires.
Il est important de veiller à avoir soldé tous les honoraires dus à votre actuel cabinet. Si tel n’est pas le cas et que vous avez entamé les démarches dans ce changement, votre prestataire peut exécuter son droit de rétention.
Ainsi, afin d’éviter toute difficulté, nous vous conseillons vivement de régler les frais que vous devez à votre prestataire avant toute démarche, si cela est possible.
Lettre de résiliation
Une fois que vous avez soldé l’intégralité des honoraires dus, vous pouvez désormais passer à l’étape suivante : la lettre de résiliation. Ce courrier est nécessaire et obligatoire afin de rompre le contrat avec le professionnel. Sans celui-ci, aucune démarche ne pourra être entreprise. C’est votre devoir de la rédiger et de l’envoyer, en recommandé avec accusé de réception. Autrement, vous pouvez tout à fait la remettre en main propre, mais n’oubliez pas de faire signer un accusé de réception.
Quoi qu’il en soit, vous devez respecter un préavis, de généralement trois mois, avant la date de la fin de la clôture de votre exercice. Par exemple, si votre année comptable se clôt à la fin du mois de décembre, vous devrez envoyer ce courrier au cours du mois de septembre, le 30 au maximum.
Afin de vous éviter de consacrer du temps dans cette démarche, notre groupe vous propose de rédiger cette lettre, et vous n’aurez qu’à la signer.
Intéressé ?
L'expert-comptable sortant
Évidemment, les experts-comptables ont, eux aussi, leurs devoirs dans le transfert de dossier. Qu’ils soient le cabinet actuel ou l’arrivant, ils sont les acteurs principaux qui permettront une bonne transaction.
Obligation de collaboration
L’actuel prestataire doit favoriser le transfert du dossier. C’est dans son code de Déontologie. Ainsi, le professionnel doit remettre les pièces comptables de l’entreprise concernée afin qu’elle continue sa mission avec le successeur. Ce devoir est régi par l’Ordre de l’expertise comptable.
Mais attention, sous certaines conditions, et comme expliqué plus tôt, ce dernier peut exercer son droit de rétention. Néanmoins, si vous avez suivi notre guide pour savoir comment changer d’expert-comptable, il n’a aucune raison d’empêcher ce transfert. Au contraire.
Obligation du secret professionnel
La profession est soumise au secret professionnel. Il n’a aucunement le droit de diffuser des informations et des fichiers concernant l’entreprise à des tiers, sauf en cas d’obligation légale.
L’expert-comptable entrant
Avant de débuter toute mission avec son nouveau client, l’expert-comptable entrant est soumis, lui aussi, à des règles. Ces devoirs sont importants pour garantir une transition de dossier fluide.
Lettre de reprise de dossier
Soumis à un code déontologique, l’expert-comptable entrant a pour obligation d’informer son confrère de la reprise de dossier. C’est ce qu’on appelle le devoir de confraternité. C’est obligatoire et imposé par la profession, afin d’éviter tout litige entre les professionnels et, ainsi, d’assurer une bonne transition de dossier.
Pour ce faire, le nouveau prestataire rédige une lettre de reprise de dossier au précédent. Une fois que ce dernier l’a validé, l’expert-comptable entrant peut alors commencer sa mission dans de bonnes conditions.
Vérification des documents
Une fois que le dossier comptable de l’entreprise est entre les mains du nouveau cabinet, ce dernier les vérifie. En effet, il prête attention à la conformité et l’exhaustivité des données transmises. Cela inclut la vérification des déclarations fiscales ou encore des fiches paie. Les objectifs principaux sont les suivants :
- S'assurer qu’aucune information n’a été oubliée.
- Vérifier que les fichiers soient conformes et correctes.
Cette vérification est cruciale pour le bon commencement de l’accompagnement, ainsi que pour éviter les erreurs pouvant survenir plus tard dans la mission. Ainsi, le nouveau prestataire peut continuer la gestion de votre comptabilité dans les meilleures conditions.
FAQ
L’expert-comptable a pour devoir de favoriser la transmission du dossier, incluant les bilans, fiche de paie, déclarations fiscales, etc. Si tel n’est pas le cas, vous ne lui avez peut-être pas soldé les honoraires dus.
Étant donné que la profession est soumise à un devoir de collaboration quant au dossier, il ne peut pas refuser de transmettre les fichiers. Sauf si vous n’avez pas payé les honoraires dus à votre ancien prestataire.
L’expert-comptable sortant doit remettre tous les fichiers relatifs à la gestion comptable de l’entreprise : bilans, comptes annuels, déclarations fiscales et sociales, registres de paie, et tout autre document lié aux missions précédentes.
Il doit informer son confrère de la reprise du dossier comptable à travers une lettre. Une fois les pièces du client reçues, il a pour devoir de les vérifier et de rédiger une nouvelle lettre de mission.
Le nouvel expert-comptable peut effectuer des ajustements si des erreurs ou des incohérences sont constatées lors de l’audit initial, mais il est avant tout chargé de poursuivre la mission comptable sur la base des documents transmis.
