Dans le cadre de l’accueil d’un stagiaire, étudiant ou élève dans une entreprise, l’employeur qui encadre, accueil peut verser, sous certaines conditions, une compensation financière appelée gratification minimale. Cela s’applique aux entreprises, aux administrations publiques, aux collectivités territoriales, aux établissements de santé, aux associations ou à tout autre organisme d’accueil. Parfois, la gratification peut être exonérer des cotisations sociales.
Les employeurs qui accueillent un stagiaire se doivent de respecter obligatoirement la rémunération afin de lui permettre d’effectuer ses tâches dans les meilleures conditions possibles, aussi bien concernant les missions qui lui sont assignées que du fait de ses conditions de travail.
La convention de stage
Le stage en milieu professionnel donne obligatoirement lieu à la signature d’une convention de stage entre l’employeur, l’étudiant (futur stagiaire) et l’organisme de formation dont dépend le stagiaire. Cette convention qui est un document officiel permet notamment de fixer les règles obligatoires ou facultatives, relatives au déroulement du stage.
Au même titre que l’énoncé des missions assignées au stagiaire, les dates et horaires du stage, la rémunération doit être mentionnée dans ladite convention. Plus précisément, cette dernière doit détailler les éléments suivants :
- Le taux horaire de la gratification, calculé sur la base de la présence effective du stagiaire, ainsi que les modalités du versement
- Les avantages éventuels auxquels le stagiaire a droit (accès à la restauration, prise en charge d'une partie des frais de transport, remboursement de frais divers, etc.)
La gratification est obligatoire au-delà de deux mois de stage
Le versement d’une gratification au stagiaire est obligatoire dès lors qu’il est accueilli par l’entreprise plus de 2 mois : soit l’équivalent de 44 jours à 7 heures par jour, ou encore à partir de la 309e heure, au cours de la même année scolaire ou universitaire, même si sa présence n’est pas continue.
En dessous de cette durée, la gratification est facultative.
Calculez la gratification de votre stagiaire
Afin d’aider les employeurs à calculer le montant de gratification qu’ils doivent octroyer à leurs stagiaires, service-public.fr a développé un simulateur :
À minima, il est indispensable de respecter les règles et les principes suivants :
- Comptabilisation du temps de présence : la gratification est calculée en fonction du nombre d'heures de présence effective du stagiaire. La rémunération des congés est facultative, de même en ce qui concerne le congé pour cause de grossesse, de paternité, d'adoption, ou de toute raison d'absence prévue par la convention de stage.
- Montant minimum légal : le montant de la gratification doit figurer dans la convention de stage et est apprécié au moment de la signature. Le montant minimum légal de gratification est de 3,90 euros par heure de stage, soit 15 % du plafond de la Sécurité sociale. Le stage n’étant pas un contrat de travail, il n’est pas possible de verser une gratification supérieure à ce montant minimum légal dans le secteur public. Dans le secteur privé, il est possible de verser une gratification supérieure à ce montant minimum légal, si cela est prévu par une convention de branche ou par un accord professionnel étendu.
- Modalités de versement : la gratification est mensuelle et doit être versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage. Elle est due dès le premier jour de stage et non pas à partir du seuil des deux mois de stage.
- Prise en compte des charges sociales : si la rémunération versée ne dépasse pas le montant minimum légal, elle est exonérée de charges sociales pour l'organisme d'accueil et pour le stagiaire. En revanche, dans les cas ou la gratification est supérieure à ce minimum légal, la rémunération est alors soumise à cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire (différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations). Le stagiaire n'ayant pas le statut de salarié, il garde son statut d’étudiant en ce qui concerne les prestations de sécurité sociale et les contributions suivantes ne sont donc pas dues au titre de l'assurance chômage et de la retraite complémentaire.
Les mêmes droits que les salariés de l'entreprise
Même si le stagiaire n’a pas le statut de salarié, il doit bénéficier, au même titre que les salariés de l’organisme d’accueil, de certaines prestations comme l’accès aux offres du comité d’entreprise.
Il en est de même pour l’accès au restaurant d’entreprise ou concernant de fournir des titres restaurants : le stagiaire doit en bénéficier aux mêmes conditions que les salariés sans traitement différents.
Par ailleurs, au sujet des frais de transport engagés par le stagiaire pour se rendre sur le lieu de son stage, le remboursement pour moitié de ces frais est une obligation pour l’employeur. Là encore, les mêmes conditions que celles applicables aux salariés de l’entreprise s’appliquent également au stagiaire.
Les conditions de recours à un stagiaire
La convention de stage
L’entreprise n’a pas les mêmes obligations qu’avec un salarié : pas de contrat de travail ni de déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Toutefois, il s’agit de lui établir une convention de stage devant figurer sur le registre du personnel dans une section spécifique.
Ce document est celui qui encadre la relation employeur-stagiaire durant le stage. Il doit, à ce titre, contenir les mentions obligatoires suivantes :
- Le référent de l’organisme de formation ;
- Le nom du tuteur de stage en entreprise ;
- Les activités confiées au stagiaire (qui doivent auquel cas être conformes au projet pédagogique de sa formation)
- L’intitulé, la durée et le volume horaire de sa formation (200h minimum, dont 90h en présence du stagiaire) ;
- Les dates de stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ;
- Le taux horaire de la gratification et son mode de versement, les avantages en nature le cas échéant ;
- Les règles concernant les absences et les congés ;
- Le régime de protection sociale.
La convention de stage doit être obligatoirement signée par la structure d’accueil, le tuteur de stage, l’organisme de formation, l’enseignant référent et le stagiaire.
En cas d’accueil d’un stagiaire étranger, la convention de stage doit être soumise à validation de la Direccte avec une copie de la carte d’étudiant, du passeport et d’une attestation d’assurance privée. La convention de stage doit ensuite être transmise au consulat pour délivrance du Visa.
Les recours au stage interdits
Le stagiaire est un étudiant mis en situation professionnelle dans le cadre de sa formation. Il est interdit de recourir à un stagiaire :
- Dans des situations nécessitant le recours à un CDD ou un intérimaire
- Hors d’un cursus pédagogique : le stage est nécessairement inscrit dans un cursus scolaire ou universitaire dont le volume d’enseignement est de 200 heures par an minimum ;
- Pour réaliser des tâches dangereuses pour sa santé et sa sécurité.
- Si l’entreprise a déjà atteint, au cours d’une même semaine (civile), le quota de :
> Entreprises de – moins de 20 salariés : 3 stagiaires maximum
> Entreprise de plus + 20 salariés et plus : 15% de stagiaire sur l’effectif total
Fournir une attestation de stage
Une attestation de stage doit obligatoirement être remise au stagiaire à l’issue du stage. Les mentions obligatoires de l’attestation de stage sont les suivantes :
- Les coordonnées de l’entreprise et du stagiaire ;
- Le cursus d’enseignement et le nom de l’établissement d’enseignement au besoin
- La durée du stage : dates de début et de fin de stage, le nombre de mois ou de semaines de stage ;
- Le montant total de la gratification perçue par le stagiaire s'il en perçoit une
Les sanctions en cas de manquant
Lorsqu’une entreprise ne respecte pas l’une de ces obligations (conclusion d’une convention de stage, quota maximum de stagiaire, désignation d’un tuteur etc.), elle s’expose à une sanction administrative caractérisée par une amende maximum de 2000 € par stagiaire, qui peut être portée à 4000 € en cas de récidive dans la même année.
Accueillir un stagiaire en entreprise : les bonnes pratiques
Choisir un tuteur capable d’accueillir le stagiaire
Un stagiaire est en formation, il est donc en entreprise pour apprendre. Le tuteur désigné doit avoir l’envie, la disponibilité, la patience et la pédagogie pour transmettre ses connaissances.
Prenez quelques précautions :
- Il doit accomplir uniquement les tâches telles que définies dans la convention de stage ;
-Ne lui confiez pas des tâches régulières qui pourraient être accomplies par une personne en CDI ;
-Il ne pourra en aucun cas faire du travail de nuit.
Remettre au stagiaire un livret d’accueil
Pour faciliter leur intégration, vous pouvez remettre au stagiaire un livret d’accueil contenant :
- la présentation de votre entreprise ainsi qu’un organigramme ;
- toutes les informations pratiques : horaires de travail, mode de restauration (ticket restaurant, cantine d’entreprise) etc. ;
- le règlement intérieur ;
- les consignes de sécurité à respecter dans le cadre du stage.
