Dans la gestion d’une société, précisément la gestion des ressources humaines ou du personnel, la paie est un élément important.
La gestion de la paie demande du temps et des compétences spécifiques. Lorsqu’une entreprise n’est pas en mesure de s’en occuper convenablement, elle peut l’externaliser partiellement ou totalement.
Elle est toutefois important de choisir avec précaution son prestataire externe.
Qu’est-ce que la gestion de la paie ?
La gestion de la paie est un sujet central en entreprise. Elle représente la rémunération qu’une personne perçoit contre un travail rendu ou une tâche réalisée et c’est un élément important de la gestion administrative du personnel. Du fait de son importance, la gestion de la paie est un sujet délicat et complexe à traiter en entreprise.
L’intérêt de la gestion de la paie en entreprise réside dans :
- La contribution à la satisfaction et à la motivation des salariés : primes d’objectifs, augmentation de salaire, etc. ;
- L’optimisation de la performance et de la productivité de l’entreprise ;
- La création d’un avantage concurrentiel.
La gestion de la paie est de la responsabilité du service de la comptabilité et des Ressources Humaines, elle est gérée via le bulletin de salaire ou la fiche de paie qui doit être fournie au salarié en respectant un bon nombre de règles légales.
Cependant, la gestion de la paie ne s’arrête pas à l’élaboration d’un bulletin de salaire du salarié. De fait, établir une fiche de paie et verser une rémunération au salarié ne constituent que la finalité de la gestion de la paie et nécessitent la réalisation de certaines tâches nécessaires au préalable.
La gestion de la paie constitue donc un travail de collecte et de traitement des données liées à l’activité du salarié dans l’entreprise comme les absences, les congés payés, les heures supplémentaires, les primes et autres avantages.
Ce sont, en effet, ces données qui permettent de calculer par la suite la rémunération du salarié, le taux de prélèvement à la source et les cotisations sociales.
Par ailleurs, le gestionnaire de paie doit également gérer les documents sociaux relatifs à l’embauche du salarié, la rupture de son contrat de travail et tout ce qui s’ensuit, la prise de retraite, etc.
Comment faire la gestion de la paie ?
La gestion de la paie en entreprise comprend un processus qui débute de la collecte et le traitement des informations du salarié et qui s’achève par la réalisation d’un bulletin de paie et la déclaration de ces informations aux administrations concernées.
Les tâches, dans l’ordre, consistent à :
- Collecter et traiter les données liées à l’activité du salarié (absences, jours de congés, primes, planning, etc.) ;
- Calculer la rémunération du salarié, le taux de prélèvement à la source et les cotisations sociales ;
- Réaliser différentes déclarations comme la Déclaration Unique d’Embauche et la Déclaration Sociale Nominative.
Quels enjeux pour cette gestion
La gestion de la paie en entreprise est une activité complexe et délicate qui exige une veille légale permanente quant à l’évolution de la réglementation. L’objectif étant d’assurer la « conformité-paie » ainsi que de s’assurer du respect de la législation et des dispositions conventionnelles et d’éviter les erreurs lors de l’établissement de la fiche
En commettant des erreurs lors de l’établissement de la paie, les entreprises encourent le risque de :
- Sanctions lors du contrôle URSSAF ;
- Contentieux prud’hommes en cas de conflit avec un salarié ;
- Perte de temps en cas de correction rétroactive.
Les solutions de gestion de paie
Gestion de la paie avec nos logiciels
Nos logiciels comme Pennylane ou Quickbooks sont utilisé par plus de quatre millions d’utilisateurs pour gérer leurs entreprises à travers le monde. Votre entreprise en fait partie ?
Gestion de la paie avec Sage
Vous utilisez Sage, ou souhaitez un assistant administratif capable de mettre en place le logiciel Sage au sein de vos équipes ? Découvrez un service de paie et RH externalisé compatible avec Sage comme solution pour votre entreprise qui préfère se recentrer sur votre activité, tout en maîtrisant vos coûts et en restant flexibles.
Gestion de la paie avec Access
Votre entreprise grandit, il devient de plus en plus chronophage de traiter les tâches de paie manuellement, et en interne. Microsoft Office et son application de base de données Microsoft Access un moyen idéal pour la réalisation de ces types de tâches. Si vous utilisez Access dans votre système de gestion de paie, et avez un besoin ponctuel pour de l’assistance RH suite à une fin de contrat, un congé, un remplacement ou un arrêt maladie.
L’externalisation de la paie à un prestataire de services
Il existe de multitude solutions proposées par des prestataires externes adaptées à vos besoins, la solution de gestion de paie proposée par CA2 vous permet un service sur-mesure et une gestion de la paie selon vos besoins avec une multitude d’avantages.
Besoin ponctuel et externalisation partielle
La solution pour les entreprises qui possèdent en interne les compétences métier, mais ne disposent pas du temps ou des ressources pour faire face à une activité accrue et soudaine. Cette solution est aussi intéressante pour des missions concernant la gestion de la paie et du personnel à faible valeur ajoutée, non-réplicables par la suite.
Besoin récurrent et externalisation partielle
La solution pour les petites et moyennes structures qui souhaitent conserver une production de paie avec la garantie de conformité du processus RH. Pour une gestion de la paie et du personnel plus souple.
Externalisation totale
Un service de gestion de chaque fiche de paie et gestion RH externalisée en intégralité. La solution pour les entreprises qui préfèrent se recentrer sur leur activité, tout en maîtrisant leurs coûts et en restant flexibles.
L’externalisation de la paie à un gestionnaire de paie indépendant
Vous optimisez le pilotage de votre activité grâce à l’intervention d’un assistant RH ou d’un gestionnaire de paie indépendant dans les meilleurs délais (48h, si urgence). Les données sont maitrisées avec des compétences expertes, et les livrables financiers comme comptables sont délivrés à date, pour une prise de décision rapide et éclairée.
Les avantages d’externalisation de la gestion de paie
Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, vous avez tous une gestion administrative à gérer au quotidien. Pour continuer à traiter votre activité dans les meilleures conditions et atteindre vos objectifs rapidement, vous devez vous débarrasser de toutes les tâches administratives qui freinent votre productivité. La gestion de la paie n’est donc pas du tout votre cœur d’activité.
Ainsi, envisager l’externalisation de cette fonction à un prestataire de services expert semble être le meilleur choix afin de vous concentrer sur votre cœur de métier.
La solution d’externalisation de la gestion de la paie que vous propose le groupe CA2 vous offre de nombreux avantages :
- Avoir à disposition des profils experts et immédiatement opérationnels ;
- Aucun processus de recrutement chronophage à subir ;
- Aucune gestion RH ;
- Profiter d’une prestation en gestion de paie efficace, flexible et taillés sur-mesure ;
- Réduire les coûts liés à ce service et faire des économies ;
- Gagner en productivité ;
- Dégager du temps qualifié, etc.
