Qu'est-ce que la piste d'audit fiable ?
L’administration fiscale définit la piste d’audit fiable (PAF) comme une « démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations, de leur documentation et de leurs contrôles. » En d’autres termes, elle permet de garantir que les factures émises ou non reçues, non signées, correspondent bien aux opérations effectuées. Pour cela, elle repose sur :
- Une conservation des document pour justifier les transactions.
- Des contrôles internes des informations pour s'assurer de la véracité des informations..
- Un processus documenté pour suivre le cycle de vie d'une facture.
La PAF se matérialise par une documentation des processus de gestion des factures qui font l’objet de contrôles actualisés de façon permanente. Le but est de démontrer la cohérence en liant une facture qui a été comptabilisée à l’ensemble des autres documents qui traduisent la transaction commerciale de manière chronologique jusqu’à son règlement (exemple classique : Devis / bon de commande / bon de livraison).
Concrètement pour les entreprises, le point de départ de la documentation est le traitement des factures. Factures émises ou reçues. Au niveau fiscal, c’est le document fondamental en matière de TVA qui notamment ouvre le droit à déduction de celle-ci.
Qui est concerné ?
La PAF est une obligation pour les entreprises qui :
- Reçoivent ou émettent des factures sous format papier, numérisées ou non.
- Ne peuvent pas justifier d’échanges fait exclusivement par le biais de la facturation EDI ou avec signature électronique
- Un processus documenté pour suivre le cycle de vie d'une facture.
Ainsi, la piste d’audit fiable s’applique à tous les formats de factures, susceptibles de présenter un risque. Ainsi, les pièces au format PDF, papier et signées mais ne faisant pas apparaître les garanties RGS sont concernées.
Comment la mettre en place ?
Tout d’abord, il est important de savoir que l’administration fiscale précise que la document doit être adaptée à la taille de l’entreprise. Ainsi, une petit entreprise n’aura pas la même organisation concernant cette obligation qu’une société. Toutefois, l’enjeu reste le même. Alors, comment la formater ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, cette PAF est une gymnastique, une organisation que l’entreprise doit avoir. Ainsi, voici certaines pratqiues à mettre en place pour éviter toute sanction :
- Identifier les documents et transactions (bons de commandes, factures, paiements...)
- Sécurisation des données (conservation et numérotation)
- Déclarations fiscales (TVA)
- Suivi et validation interne (formation des collaborateurs, processus de validation)
Les principes de la PAF
La piste d’audit fiable a été créé pour vérifier ses trois grands principes :
La lisibilité
La lisibilité fait référence à la capacité à consulter, comprendre et analyser une facture de manière claire et sans ambiguïté. Elle garantit que les informations sont présentées de manière cohérente et accessible. Pour que la facture soit lisible, il est nécessaire de :
- Utiliser un format structuré et lisible
- Faciliter l'accès aux informations
L'intégrité
L’intégrité garantit que les informations contenues dans une facture sont complètes et n’ont pas été altérées ou modifiées de manière frauduleuse après leur émission. Cela permet de s’assurer que la facture représente fidèlement la transaction effectuée. Vous pouvez effectuer cette vérification grâce à :
- La mise en place de contrôle interne
- L'utilisation d'un système de sécurité
- L'authentification des données
L'authenticité
L’authenticité des données permet de garantir qu’une facture provient bien de la personne, fournisseur ou de l’entité avec laquelle vous avez échangé. Pour ce faire, et certifier que ce document est d’origine, vous pouvez vous en assurer à travers :
- La vérification des données (numéro SIRET, adresse...)
- L'utilisation d'une signature électronique
- La traçabilité des transactions
FAQ
La PAF est un ensemble de règles et de mesures visant à garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des factures émises et reçues par une entreprise. Elle assure que les factures peuvent être tracées de manière fiable et qu’elles n’ont pas été modifiées ou falsifiées.
Toutes les entreprises sont concernées par la piste d’audit fiable (PAF), du moment où celle-ci reçoit ou émet des factures.
