La DSN : Déclaration Sociale Nominative

Déclaration Sociale Nominative : la mission sociale des cabinets comptables

En mars 2013, le gouvernement s’est lancé dans un chantier annoncé d’ampleur : le « choc de simplification administrative ». Ce projet, contenant près de 200 propositions, intégrait notamment la volonté d’une simplification des déclarations sociales par la mise en place d’un nouveau mode de déclaration des données sociales : La DSN (Déclaration Sociale Nominative).

Aussi, la terminologie utilisée par l’administration est significative. On remarquera que le mot « déclaration » est au singulier, ce qui laisse supposer qu’une seule déclaration est à établir. En réalité, on le verra ci­ après, il ne s’agit pas d’une unique déclaration, mais le nombre de types de déclarations sociales est considérablement réduit.

L’adjectif « social » est, quant à lui, à la fois concis et vaste. Cette notion désigne, dans son acceptation courante, ce qui a trait au salarié et sa relation de travail avec son employeur. Nous verrons que l’utilisation qui en est faite ici se cantonne aux données relatives au statut des salariés dans l’entreprise et aux données issues des paies et des charges sociales afférentes.

Enfin, cette déclaration est « nominative » : il s’agit là de déclarer de manière individuelle les données qui étaient précédemment déclarées de la sorte à la Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail (CARSAT) par le biais de la DADS. L’évolution de cette déclaration réside dans le nombre de données croissantes transmises, mais également sur le nombre de destinataires de cette déclaration.

À noter que le titre de cette déclaration oublie de mentionner une évolution essentielle de ce choc de simplification : celle de sa périodicité. En effet, cette déclaration est mensuelle. Auparavant, les données nominatives relatives au statut du salarié étaient transmises une fois par an par le biais de la DADS et les données relatives à la déclaration des charges sociales étaient communiquées de manière trimestrielle (entreprises de 1 à 9 salariés, soit environ 83 % des  entreprises employant au moins un salarié en France) ou mensuelle (entreprises de plus de 9 salariés). Aussi, pour une large majorité d’entreprises employant du personnel en France, la périodicité de dépôt des déclarations sera triplée.

Le calendrier de mise en place de ce nouveau mode déclaratif prévoyait un passage en plusieurs phases, la troisième phase (la dernière) devenant obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er janvier 2016 (un  communiqué  de  presse  de  la Direction de la Sécurité Sociale a toutefois précisé qu’un aménagement de cette date pour une entrée progressive dans ce dispositif jusqu’en juillet 2017 devrait être entériné par un décret restant à paraître).

De manière concrète, les entreprises vont devoir déposer une déclaration sociale nominative le 15 du mois suivant la période de paie. Ainsi, pour la période de paie de février 2016, la DSN devra être déposée au plus tard le 15/03/2016. Toutefois, il est à noter que les entreprises qui relevaient du dispositif du « décalage de paie » (entreprises versant le salaire d’une période de paie donnée plus de 10 jours après la fin de cette période de paie) restent soumises à ce décalage: ainsi,  pour la période de paie de février 2016, dont le paiement est effectué après le 10/03/2016, la date limite de dépôt de la DSN sera le 15/04/2016. Cette déclaration contiendra des données issues des logiciels de gestion de paie.

Les données relatives au contrat de travail du salarié : données d’identification du salarié (données d’état civil), données relatives au contrat de travail de chaque salarié (date d’entrée, type de contrat, temps de travail du salarié…) et à son statut (qualification professionnelle, qualification conventionnelle, statut aux caisses de retraite…)

Les données issues du bulletin de paie du salarié : rémunération brute (avec décomposition de celle-ci en fonction de la nature de la rémunération et de ses caractéristiques intrinsèques), bases de calcul des différentes charges sociales, montant des cotisations précomptées et patronales, éléments de rémunération nets (par nature), etc…

Cette déclaration prendra la forme d’un fichier informatique respectant le cahier des charges de la DSN. Ce cahier des charges reprend, dans sa philosophie, le même type de structure que la DADS au format de la Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales (N4DS) applicable depuis 2012.

Le principe d’encodage édicté par cette norme repose sur la mise en place de structures (nature de ce qui est déclaré) et de sous-structures (catégories de ce qui est déclaré par nature). Chaque donnée déclarée (qu’elle soit numérique ou non) correspond donc à une sous-structure et une seule. Il est donc primordial que la donnée transmise soit correctement classifiée, puisque sa correcte exploitation par les organismes sociaux ne dépend que de cette classification.

Une fois le fichier DSN constitué, celui-ci doit être déposé sur un portail déclaratif (net-entreprises.fr ou jedeclare.com) dans les délais impartis. Est alors procédé à un contrôle du fichier par le portail déclaratif (contrôle formel quant à la structure du fichier): si le fichier comporte des erreurs de structure ne permettant pas son exploitation, il sera rejeté par la plateforme et un nouveau fichier devra être constitué jusqu’à acceptation ; lorsque le fichier est validé par la plateforme, il est transmis aux organismes destinataires et sa modification n’est plus possible.

Quelles sont les exigences de la DSN ayant un impact sur les méthodes de travail ?

La DSN a instauré certaines contraintes qui ont eu un impact direct sur nos méthodes de travail. On constate que, de manière irréfutable, il est demandé d’établir plus de déclarations dans des délais plus courts. Or, la qualité des déclarations ne doit pas se retrouver impactée par cette contrainte. De même, les déclarations « évènementielles »(attestations de salaire et fin de contrats) doivent être déposées dans un délai de 5 jours après la survenance de l’évènement, ce qui pose de manière évidente des problèmes matériels (en cas de survenance d’un évènement pendant la fermeture de l’entreprise ou du cabinet). Les éditeurs de logiciel ont développé des modules spécifiques permettant de satisfaire aux exigences de la DSN.

De plus, le contenu des déclarations ont changé. En ce qui concerne les déclarations de charges sociales, il était procédé avant la DSN, à des déclarations globales de charges sociales. Bien que les charges patronales figuraient la plupart du temps sur le bulletin de paie.

On pouvait parfois remarquer des erreurs de paramétrage ayant un impact sur ces charges. Le montant des charges patronales pouvait alors être rectifié lors de la déclaration de charges sociales, de manière globale. En effet, seule la déclaration de charges sociales fait foi sur le montant des cotisations versées, les montants apparaissant sur les fiches de paie ne pouvant tenir lieu de preuve. Ainsi, un effort de paramétrage du logiciel doit être mené afin de garantir, dès l’établissement du bulletin de paie, l’exactitude des charges sociales patronales.

Depuis la mise en place de la DSN, cette rectification n’est plus possible. En effet, les cotisations sociales (salariales et patronales) sont directement extraites du bulletin de paie du salarié ; les charges patronales doivent donc être exactes dès le bulletin de paie. Cela demande une exigence d’exactitude des charges sociales dès la production du bulletin de paie, ce qui implique une nouvelle contrainte de qualité et de délai. Le paramétrage et l’utilisation du logiciel prennent ici une importance singulière et un effort d’exploitation du logiciel devra donc obligatoirement être mené.

Les DSN ne sont par ailleurs pas modifiables : aussi, si une erreur se glisse dans la DSN, celle-ci ne peut être rectifiée que lors de la déclaration suivante. Cela implique alors d’insérer des lignes de régularisation dans les bulletins de paie (ce qui pose notamment des problèmes en cas de départ du salarié concerné). Or, ces régularisations, si elles ne sont pas parfaitement maîtrisées, peuvent avoir un impact dans le logiciel de paie et décaler certains compteurs cumulatifs annuels, ce qui peut donc avoir une retombée sur les paies suivantes. Aussi, une simple erreur de déclaration peut impliquer une série de corrections complexes, ultérieurement source d’erreurs. Il est donc essentiel de prévenir le risque d’erreur dans les DSN transmises ; encore une fois, une maitrise complète par un cabinet d’expertise comptable du logiciel permettra de réduire ce risque d’erreur.