Social des entreprises : mission de l’expert-comptable

État des lieux de l’aspect social des entreprises

La complexité du sujet social des entreprises est devenue telle que les Très Petites Entreprises (TPE) et Petites et Moyennes Entreprises (PME) préfèrent externaliser l’établissement des fiches de paie et charges sociales auprès de leur expert-comptable. En effet, la profession jouit d’une réelle image de qualité dans ce domaine et la décision d’externaliser la fonction paie répond à un besoin de sécurisation de la fonction non seulement pour assurer la confiance sociale dans l’entreprise, mais également pour minimiser le risque de litige avec les salariés ou les tiers à l’entreprise. Cette externalisation permet de transférer la responsabilité attachée à l’établissement des fiches de paie auprès de l’expert-comptable.

Aussi, il est attendu de l’expert-comptable un certain professionnalisme en la matière. Ce professionnalisme est assuré par une mise en place de moyens adaptés dans les cabinets : collaborateurs spécialistes de la paie et des charges sociales régulièrement formés, documentation spécialisée, outils informatiques adaptés, avec notamment l’utilisation de logiciels spécialisés dans l’élaboration de la paie de plus en plus complexes et sophistiqués.

Nous allons vous rappeler ci-dessous le contexte de l’intervention de l’Expert-comptable dans sa mission sociale et d’établissement des bulletins de paie. D’autres notions liées à ces problématiques sont à retrouver au sein de nos fiches conseils liées à la comptabilité sociale.

La mission sociale auprès des Très Petites Entreprises

Le rôle attendu de l’expert-comptable dans le social des entreprises

Le bulletin de paie, vecteur de confiance sociale

Le chef d’entreprise souhaite tout d’abord s’assurer de la fiabilité du bulletin de paie (dont l’établissement relève de sa responsabilité) quant à ses salariés ; en effet, il en va de la confiance liant les employés à leur employeur, et en découle directement le climat social général qui règnera au sein de la structure.

L’expert-comptable : un acteur légitime

Le chef d’entreprise se doit de s’assurer de la qualité du bulletin de paie. Comme nous l’avons vu, les petites  entreprises  ne disposant  pas  de ressources  internes suffisantes pour parvenir à ce résultat, se tournent vers un acteur extérieur à l’entreprise qui sera en mesure de les aider dans cette mission. Cet acteur, c’est en grande majorité l’expert-comptable.

L’expert-comptable représente plus de 90 % du marché de l’externalisation de la paie dans les TPE, ce qui le place comme acteur privilégié sur ce marché. Ce leadership sur le marché de la paie est dû à plusieurs facteurs.

Le premier est indéniablement la compétence des experts­ comptables dans cette mission. Aussi, les experts-comptables ont su se doter d’une image qualitative dans ce domaine, image promue par la profession. Le cadre institutionnel et normatif attaché à la mission sociale, comme à chaque mission, est, dans l’esprit collectif, un gage de qualité de travail. Ce statut dont jouissent les experts-comptables est fondé sur une réelle compétence reposant sur des moyens performants pour établir des bulletins de paie : des outils informatiques complexes adaptés à la mission et un personnel qualifié et régulièrement formé en matière de gestion de la paie et des charges sociales.

Par ailleurs, l’expert-comptable apparaît comme un acteur proche de l’entreprise. La mission comptable principale que peut avoir l’expert­ comptable dans une TPE lui permet d’avoir une connaissance certaine de l’entité et de ses interlocuteurs. Cette connaissance se double d’une proximité, puisque les nécessités de la mission comptable auront permis d’établir une relation de confiance au quotidien avec l’expert-comptable et ses collaborateurs. Aussi, la praticité du recours à un partenaire connu et de confiance permet à l’expert-comptable de s’affirmer comme le prestataire légitime de l’établissement des paies et charges sociales.

Le transfert de responsabilité vers l’expert-comptable

La décision d’externaliser la paie repose également sur un transfert de responsabilité quant au domaine social. En effet, cette matière, nous l’avons vu dans la première section de ce chapitre, est perçue comme une matière source de litiges. Les chefs d’entreprise redoutent les contentieux avec les salariés au avec l’URSSAF. Ces contentieux sont souvent appréhendés comme lourds de conséquences financières et les chefs d’entreprise souhaitent se couvrir quant aux impacts pécuniaires d’éventuels litiges. En effet, dans les TPE de quatre salariés, le montant moyen redressé lors d’un contrôle URSSAF est de 1 000 € à 1 200 € par salarié, ce qui peut être lourd de conséquences pour une petite structure.

En se tournant vers l’expert-comptable, par le biais d’une mission sociale, le chef d’entreprise souhaite non seulement externaliser la fonction pour sécuriser la confiance sociale, mais également minimiser sa propre responsabilité en cas de litige. Par la lettre de mission, les deux parties vont convenir clairement des prestations effectuées par l’expert­ comptable et de la répartition des tâches. En cas de contentieux avec un tiers et de manquement de l’expert-comptable, le chef d’entreprise pourra mettre en jeu la responsabilité de ce dernier et le tenir responsable, pour tout ou partie, du préjudice.

Bien que l’entreprise reste le seul débiteur vis­ à-vis du tiers lésé, une nouvelle action en responsabilité civile sera alors entamée, afin de pouvoir espérer faire prendre en charge par l’expert­ comptable les sommes dues au-delà du principal qui aurait normalement été versé. On vise ici les sommes pouvant être versées au titre d’éventuels dommages-intérêts, intérêts de retard, pénalités, relevant de la responsabilité civile de l’entreprise et donc de l’expert-comptable.

Les réponses apportées par l’expert-comptable

Le chef d’entreprise s’adresse avant tout au professionnel de l’expertise comptable pour une mission d’établissement des paies et charges sociales. Au-delà de cette mission de production de la paie, l’expert-comptable pourra apporter d’autres prestations relatives au droit social.

Ces missions s’articulent en deux grandes natures :

• Missions liées à la paie (mission principale)
• Missions accessoires à la paie

Les missions principales liées à la paie

Ces missions revêtent généralement les prestations suivantes :

• prise de connaissance de l’entité et de ses besoins : bien souvent, la mission sociale est parallèle à la mission comptable et l’expert­ comptable aura d’ores et déjà effectué une prise de connaissance de l’entité dans son ensemble. Toutefois, cette prise de connaissance doit se faire dans l’optique de la mission sociale, ce qui peut influer la manière dont on prend connaissance de l’entité et des éléments que l’on recherche
• établissement d’une lettre de mission
• constitution du dossier : inscription aux caisses (URSSAF, retraite, prévoyance, retraite supplémentaire, médecine du travail…) ou vérification des inscriptions aux caisses en cas de reprise de dossier 
• constitution et archivage des dossiers salariés : collecte des contrats de travail, vérification des statuts des salariés…
• étude des régies sociales applicables au sein de l’entreprise : prise en compte des spécificités liées à l’activité, à la convention collective, aux usages dans l’entreprise, aux différents accords internes à l’entreprise, aux contrats de travail, aux effectifs…
• paramétrage du logiciel de paie du cabinet en fonction des éléments collectés en amont : création et paramétrage de l’entreprise (et des établissements), création et paramétrage des caisses, création et paramétrage des salariés…
• établissement des fiches de paie
• déclarations des charges sociales périodiques (mensuelles, trimestrielles, annuelles)
• déclarations diverses liées à la paie (attestation maladie, dossiers d’indemnités journalières prévoyance, attestation Pôle Emploi…)
• compte-rendu des travaux par un rapport ; il est souvent débattu de la notion de rapport dans le cadre des différentes missions. Dans le cadre d’une mission classique de paie, certains documents, par leur nature même, peuvent être considérés comme un rapport : la communication des fiches de paie, des duplicata de déclarations sociales ou d’attestations de salaires. Toutefois, un rapport annuel peut également être remis au client

Les missions accessoires liées à la paie

Les missions sociales accessoires à la paie sont nombreuses et variées :

• gestion des embauches et des départs : les cabinets pourront proposer non seulement le suivi administratif de ces évènements (Déclaration Préalable A l’Embauche, recherche d’aides à l’embauche, détermination des indemnités dues au salarié… ) mais également un volet plus juridique (rédaction des contrats de travail, rédaction des procédures de licenciements … )
• missions d’assistance à contrôle : on vise ici principalement une assistance en cas de contrôle URSSAF. Cette mission est généralement incluse avec la mission de paie. Toutefois, il est également possible d’assister le client alors même que les paies sont établies en interne
• missions d’organisation : ces missions restent ponctuelles et n’accompagnent généralement pas une mission de paie. Elles visent à assister le client dans la mise en place de procédures internes liées au suivi des dossiers salariés, ou dans le choix d’une solution informatique adaptée à la production de paies en interne
• des missions économiques : ces missions sont en lien étroit avec la mission comptable, puisqu’il s’agit ici de traiter les données issues de la paie, de les projeter et de prendre les décisions opportunes quant à l’impact économique de la fonction sociale sur  l’entreprise
• des missions d’opportunité sociale : ces missions visent à informer les clients sur les différents types de rémunérations et les différents statuts (salariés et dirigeants) existants, afin de les conseiller dans les différents choix sociaux qui peuvent être faits (intéressement, plan d’épargne, statut cadre/mandataire… )
• missions relatives aux comités d’entreprise : ces missions se placent à part des autres missions pour deux raisons :
  • il s’agit de missions légales (examen des comptes annuels, examen des procédures de licenciements économiques)
  • bien que l’employeur soit débiteur des honoraires liés à ces prestations, la mission de l’expert­ comptable est au service du comité d’entreprise

Les contrôles réalisés par le cabinet comptable

Afin de satisfaire au besoin d’exactitude du bulletin de paie et des déclarations de charges sociales attendu par le client, on note qu’une grande attention est apportée par les collaborateurs de paie aux contrôles. Ces contrôles ont des objets et des périodicités différents.  Leur justification est également différente. Aussi, nous allons distinguer trois grandes catégories de contrôles que nous allons détailler ci -après.

Contrôles des éléments de paie collectés

Le contrôle des données transmises a pour but de valider la cohérence des éléments de paie transmis. En effet, l’interlocuteur dans l’entreprise cliente qui transmet les éléments de paie, bien que sensibilisé à la matière sociale, n’est pas professionnel dans le domaine (c’est d’ailleurs la motivation pour avoir recours aux services d’un cabinet d’expertise comptable). Il est donc nécessaire de contrôler la qualité des éléments transmis et d’effectuer des contrôles de cohérence par rapport à la situation donnée de l’entreprise et les règles en vigueur. Des précisions pourront être demandées au client en cas d’incohérence afin de pouvoir, in fine, valider les éléments de paie.

Contrôles des éléments de paie intégrés

Les éléments de paie collectés vont pouvoir être intégrés dans le logiciel de paie. Ces éléments vont pouvoir avoir un impact sur des sommes bruts, en plus ou en moins, sur les charges sociales, sur les sommes nettes. Le collaborateur de paie, suivant le mode de collecte des éléments de paie, devra s’assurer de la correcte retransmission des éléments variables dans le logiciel de paie par un contrôle a posteriori des bulletins de paie. Ce contrôle pourra relever deux types d’erreurs :

• erreur de saisie de la donnée
• erreur de choix de rubriques à impacter

Cette dernière erreur peut être plus difficilement décelable. En effet, la nature d’une rubrique peut avoir des conséquences peu observables dans l’immédiat : une rubrique inadéquate peut ne pas avoir de conséquence immédiate sur les données chiffrées du bulletin de paie, mais en avoir sur sa retranscription dans la Déclaration annuelle de données sociales (DADS), ou avoir une conséquence sur la base de calcul d’une charge sociale, donnée qui n’est pas forcément vérifiée systématiquement.

Les contrôles liées aux charges sociales

Avant de transmettre les bordereaux de charges sociales aux différentes caisses, de manière mensuelle, trimestrielle ou annuelle, le collaborateur de paie effectuera des contrôles afin de vérifier :

• la correcte compilation des données sur une période donnée
• la correcte application des règles en matière de charges sociales

Les méthodes de contrôles peuvent différer d’un cabinet à l’autre et en fonction du dossier traité, mais on remarquera a minima qu’un contrôle global des bases de calcul retenues est effectué. Les centralisations pouvant être éditées par un logiciel de paie permettent d’établir des contrôles venant valider, dans leur ensemble, des bases de calcul.

Selon les méthodes de travail, d’autres contrôles plus poussés pourront être effectués. Ces contrôles sont alors de type individuel et nécessitent donc plus de temps : contrôles des tranches; contrôles de la réduction Fillon, contrôles des compléments Allocations Familiales… Il est manifeste que le degré de contrôles effectués est en corrélation directe avec la confiance que l’on a dans le logiciel.

Cette confiance dépend de plusieurs facteurs :

• confiance dans le produit en lui-même, en ses capacités, en son correct paramétrage ; nous parlerons du « Risque Editeur »
• confiance dans les paramétrages établis par les collaborateurs : a-t-on une maîtrise suffisante de l’outil qui nous permet d’être sûrs de ce que l’on a créé ? Nous parlerons du « Risque Paramétrage »
• confiance dans l’utilisation que nous faisons du logiciel : avons­ nous une connaissance suffisante du logiciel qui nous permet d’anticiper les impacts de tel ou tel choix de rubrique ? Nous parlerons du « Risque Utilisateur »

La combinaison de ces trois risques influera sur le niveau de contrôle que l’on mettra en place au sein du cabinet : plus chacun des risques est élevé, plus le temps de contrôle sera élevé, et vice versa.

Les contraintes administratives liées aux charges sociales sont de plus en plus grandes, notamment avec l’apparition de la Déclaration sociale nominative (DSN), ce qui contraint. les cabinets d’expertise comptable de produire plus de données dans des délais restreints.