Dans quelles conditions un transfert s'impose-t-il ?
Habituellement, un transfert de votre fichier comptable est imposé lors d’un changement d’expert-comptable, mais peut s’effectuer également dans d’autres circonstances. Découvrons lesquelles !
Changement d’expert-comptable
Comment évoqué précédemment, lorsque vous changez d’expert-comptable, il est obligatoire que votre dossier soit transféré entre le prédécesseur et le nouvel expert-comptable que vous avez choisi. En effet, afin qu’il puisse effectuer au mieux sa mission, l’expert-comptable entrant doit connaître votre entreprise, et cela se traduit par différents documents (extrait Kbis, relevé de compte, déclarations de TVA, etc.).
Externalisation de la comptabilité
Si vous avez décidé d’externaliser la comptabilité de votre entreprise, le transfert de votre dossier est donc nécessaire. En effet, afin de pouvoir commencer à travailler sur votre cas, il est important d’avoir l’intégralité des pièces vous concernant, au même titre que dans la situation précédente.
Restructuration de l’entreprise
En cas de restructuration organisationnelle, financière ou stratégique, votre société peut être contrainte de relayer une partie, voire la totalité, de votre dossier comptable à un autre cabinet ou à un comptable interne.
Autres cas
Également, un transfert de fichier comptable peut être nécessaire dans ces situations suivantes :
- Transformation de la forme juridique
- Intégration dans un groupe
- Procédures judiciaires ou liquidatives
La lettre de résiliation comptable
Avant de transférer votre fichier, votre actuel expert-comptable doit recevoir une lettre de résiliation de votre part. Sans celle-ci, aucune démarche a la possibilité d’être entreprise. C’est une obligation. Elle permet de résilier la lettre de mission comptable, signée en début de collaboration avec votre expert-comptable, ainsi que d’organiser ce transfert.
Le groupe CA2 vous accompagne dans cette démarche en vous rédigeant ce document au préalable. Il ne vous reste qu’à le signer !
Intéressé ?
Son contenu
Elle regroupe un certain nombre d’informations :
- Coordonnées de la société du client et celles du cabinet comptable
- Objet de la lettre
- Référence à la lettre de mission
- Date de fin de la collaboration
- Demande de transfert de vos documents
Quand l’envoyer ?
Dans le meilleur des cas, il est conseillé d’envoyer ce courrier le plus tôt possible, dès lors que votre décision de changer d’expertise comptable est prise. Elle doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception, ce qui vous assurera en cas de litige.
La clause de résiliation
Prêtez une attention particulière à la clause de résiliation, mentionnée dans la lettre de mission. En effet, celle-ci est très importante afin de vous éviter de payer toutes indemnités en cas de non-respect du contrat. Vous pourrez également retrouver le “délai de prévenance”, qui rappelle que vous devez respecter un délai de 3 mois avant la clôture de votre exercice comptable pour résilier le contrat. Si la clause n’est pas respectée, l’expert-comptable sortant peut se garder un droit de rétention.
Le droit de rétention
Si vous ne respectez pas les éléments mentionnés dans la lettre de mission concernant la rupture de contrat avec votre actuel expert-comptable, ce dernier peut exercer son droit de rétention. Ce droit permet au professionnel de conserver certaines pièces, de manière temporaire, tant que le client n’a pas réglé les honoraires dus. Cela empêchera donc une bonne transmission de dossier à l’expert-comptable entrant.
Mais attention, il existe certaines conditions pour pouvoir exercer ce droit de rétention. En effet, le professionnel doit informer l’entreprise concernée ainsi que l’Ordre des Experts-Comptables quant à la mise en pratique de ce droit.
La reprise de dossier
Dès lors que le courrier de résiliation est envoyé puis accepté, votre nouveau professionnel peut entamer sa mission. Arrivé à cette étape, ne vous inquiétez pas, vous n’avez rien à faire.
CA2 se charge de tout !
Devoir de confraternité
Les professionnels de la comptabilité sont confrontés à un devoir de confraternité, selon le Code de déontologie. Cela signifie que l’expert entrant ne peut accepter une mission sans en avoir informé l’ancien. Pour cela, il le lui indique à travers une lettre de reprise.
Encadrée par l’Ordre des experts-comptables, la procédure permet d’assurer un transfert de dossier comptable fluide, en garantissant l’intégralité des pièces propres à l’entreprise. De plus, il est d’usage que la personne en charge de votre fichier coopère pleinement avec celui qui le reprend.
Le contenu de la lettre de reprise
Cette dernière inclut les éléments suivants :
- Identification des parties concernées
- Demande de transfert des documents comptables
- Période concernée
- Précision sur les modalités de transfert
Évidemment, vous n’avez pas à vous préoccuper de cette partie-là du transfert, étant donné qu’elle concerne uniquement les expert-comptables.
Avec notre expertise, vous pouvez être certain que CA2 s’assurera qu’elle ne dérange pas votre activité.
Vérification du fichier transmis
Une fois le dossier reçu, le cabinet entrant vérifie l’intégrité et la complétude des documents reçus (bilans complets, pièces justificatives et écritures comptables).
Autre point à vérifier : les écritures comptables. Cette analyse plus approfondie permet de laisser aucune place à l’erreur dans la gestion passée. Le but est que la nouvelle collaboration débute sans aucune anomalie.
Ainsi, grâce à l’accès au fichier, votre situation est mise à jour et le professionnel peut entamer sa mission.
Le début de mission
Suite au succès de la réalisation des étapes précédentes, nous pouvons désormais commencer la mission à vos côtés. CA2 est réputé pour son expertise comptable, son sérieux, ainsi que ses spécialisations dans plusieurs domaines d’activités (BTP, restauration, pharmacie…). On attend plus que vous !
Les étapes, en résumé
FAQ
Votre dossier comptable est constitué d’informations essentielles telles les déclarations de TVA, les pièces justificatives, les bilans, les relevés de compte, l’extrait Kbis ou encore des écritures comptables.
Le transfert de dossier comptable désigne la transmission de pièces et informations comptables vers un nouvel expert-comptable. Cette étape est primordiale afin de permettre un bon suivi et de garantir une gestion stable de votre comptabilité.
La seule chose que vous avez à faire est de réaliser une lettre de résiliation de contrat (chez CA2, nous vous la rédigeons et vous n’avez qu’à la signer). C’est ensuite aux deux cabinets comptables de veiller au bon transfert de dossier (lettre de reprise et vérification des fichiers).
Oui, c’est notamment une étape clé dans le processus du transfert de dossier comptable. En effet, après l’avoir reçu, l’expert-comptable entrant vérifie l’intégrité ainsi que la complétude des documents reçus, au même titre que la justesse des écritures comptables. C’est seulement après cette analyse que ce dernier pourra collaborer sans erreurs ni anomalies.
Le droit de rétention désigne le processus par lequel un expert-comptable conserve des documents concernant une entreprise pour empêcher un transfert de dossier. En effet, ce droit peut être réclamé lors d’un transfert de fichier comptable d’un cabinet à un autre, en cas de changement d’expert-comptable, par exemple. Ce dernier est causé par l’absence de paiement quant aux honoraires dus, de la part de l’entreprise.
