Qu’est-ce que la lettre de reprise de dossier ?
La lettre de reprise de dossier comptable est un fichier formel, officialisant la passation d’un dossier comptable d’un expert-comptable à un autre. Elle est souvent rédigée à la suite d’une résiliation de contrat, de la part de l’entreprise ou du prestataire.
Son rôle
La lettre de reprise de dossier comptable est indispensable dans le transfert d’un dossier comptable entre cabinets. En effet, sans celle-ci, le nouveau comptable ne peut pas reprendre votre dossier. C’est dans cette pièce que vous retrouverez l’intégralité de vos fichiers comptables.
Elle permet donc d’organiser la collaboration entre l’ancien et nouveau prestataire, tout en précisant les étapes et modalités de cette reprise de dossier.
Grâce à celle-ci, vous protégez les intérêts de votre entreprise et, surtout, vous assurez votre continuité comptable.
À qui elle s’adresse ?
Bien qu’elle concerne majoritairement l’entreprise, la lettre de reprise de dossier fait l’objet d’une communication entre les prestataires. En effet, cela leur permet de se relayer les informations concernant le client, en plus des fichiers fournis. Ainsi, l’ancien cabinet d’expertise-comptable fournit ces documents afin que le nouveau professionnel puisse poursuivre le suivi de votre comptabilité.
Le groupe CA2 se donne pour objectif que ce transfert de cabinet n’intervient pas dans votre quotidien d’entreprise.
Devoir de confraternité
La profession d’expert-comptable est soumise à un code de déontologie, indiquant un devoir de confraternité entre les professionnels. Ainsi, ce devoir implique que chacun doit informer son confrère de la reprise du dossier comptable. Au-delà de récupérer les documents concernant l’entreprise, ce fichier formel est essentiellement présent pour être transparent avec le confrère, et faire preuve de transparence envers ce dernier.
Quand la rédiger ?
La lettre de reprise de dossier est rédigée puis envoyée par les soins du nouveau prestataire.
Changement d’expert-comptable
Dès lors que vous avez résilié votre contrat avec votre ancien expert-comptable et que vous avez choisi le nouveau cabinet, ce dernier se charge d’envoyer cette lettre de reprise à ce dernier. Indispensable, ce courrier lui permettra de récupérer votre dossier comptable complet afin de l’analyser et de le connaître au mieux.
Avant le début de mission
Lorsque vous avez choisi votre nouvel expert-comptable, ce dernier ne peut entamer sa mission comptable comme il le souhaite. Pour cela, il doit envoyer cette fameuse lettre. C’est la loi. Cette obligation est expliquée par, d’une part, le fait de récupérer les documents comptables vous concernant et, d’autre part, par le devoir de confraternité liant les experts-comptables, dans le cadre de l’Ordre de cette profession. C’est la procédure à suivre.
Son contenu
La lettre de reprise contient un certain nombre d’éléments important, la rendant si indispensable.
Identification des parties concernées
Tout d’abord, la lettre de reprise doit identifier clairement les parties concernées par ce transfert de dossier. Ces dernières ne sont autres que :
- L’entreprise concernée (le client)
- L’ancien expert-comptable (celui qui a géré le dossier jusqu’à présent)
- L’expert-comptable entrant (celui qui prend en charge la mission)
Cette identification permet d’encadrer au mieux les informations et les obligations de chacun.
Le périmètre du dossier
La description du périmètre permet de faire le point sur ce qui a déjà été réalisé pour le client, et par le prestataire. Il est donc important que celle-ci soit clairement définie. Pour cela, l’ancien prestataire explique et transfert les fichiers concernés. Cela peut être :
- Les déclarations fiscales et sociales
- Les bilans et comptes annuels
- Les emprunts/crédits bails
- Les registres comptables
Le cabinet comptable successeur doit détailler la liste des pièces comptables à remettre. Au préalable, il détermine alors les informations dont il a besoin pour commencer sa mission avant de les demander à son confrère à travers ce courrier.
Modalités de transmission
La transmission du dossier comptable fait également partie des éléments de cette lettre. Avec les avancées technologiques, la plupart des transferts se font par voie électronique (fichiers dématérialisés), mais ils peuvent être remis sous format papier. Quoi qu’il en soit, les modalités de transmission doivent être précisées dans la lettre, afin que le processus s’effectue dans des délais raisonnables.
Le but étant d’assurer une transmission de dossier comptable fluide.
L’importance d’une bonne reprise de dossier
Avoir une reprise de dossier qui se déroule sans encombre est le souhait de toutes les parties concernées par cette étape. Cela s’explique par plusieurs raisons.
Assurer la continuité comptable
La première, et certainement la plus importante, est d’assurer la continuité de la gestion comptable. En effet, un changement de prestataire ne doit pas venir faire obstacle au quotidien d’une entreprise, notamment sur sa comptabilité. Cette dernière doit être gérée sans faille.
Un transfert incomplet ou mal organisé peut entraîner des erreurs, du retard dans la reprise de mission, et donc dans les déclarations fiscales.
Ainsi, la lettre de reprise permet de favoriser les échanges et la collaboration entre les deux cabinets, ce qui leur permettra que le transfert de votre dossier se passe au mieux, et ne dérange pas la gestion de votre comptabilité.
Protéger les intérêts de l’entreprise
Comme évoqué précédemment, un mauvais transfert de dossier peut provoquer des difficultés juridiques, telles qu’un retard dans les déclarations fiscales. Alors, un bon transfert de dossier permet de protéger vos intérêts et éviter toute difficulté, qu’elle soit juridique ou non.
Il est donc important pour le nouveau prestataire de vérifier l’intégralité des pièces reçues.
FAQ
C’est une pièce formelle et obligatoire permettant que votre dossier comptable soit transmis d’un cabinet comptable à un autre. Il permet également au nouveau cabinet de connaître votre entreprise et de commencer sa mission.
Les éléments transférés lors de la reprise de dossier permettent à l’expert-comptable entrant de connaître votre entreprise. Pour cela, les bilans et comptes annuels, les déclarations fiscales et sociales, ou encore les registres comptables peuvent être transmis.
Le délai de transmission dépend de la complexité et du volume des documents à transférer. Il est important de fixer un délai dans la lettre de reprise pour garantir que le nouveau prestataire dispose des informations à une période donnée.
La seule chose que vous avez à faire est de résilier la mission de votre expert-comptable à travers un courrier. Le groupe CA2 se charge de vous la rédiger, vous n’avez plus qu’à la signer ! Ensuite, les professionnels s’envoient une lettre de reprise de dossier et collaborent pour que ce transfert se déroule au mieux.
Afin de mettre fin à la mission comptable, vous devez rédiger une lettre de résiliation, à envoyer en recommandé avec accusé de réception, et respecter un préavis. Ce préavis est, généralement, d’une durée de 3 mois avant la fin de l’exercice comptable. De plus, vérifiez à être à jour dans le solde des honoraires dus à votre expert-comptable actuel.
