La normalisation du travail à distance dans les entreprises

télétravail entreprises

Le déploiement du télétravail en un temps record fut un réel défi pour les entreprises dans le cadres des mesures mises en places pour lutter contre la pandémie. Une des conséquences directes de l’accélération de leur digitalisation.

La capacité à travailler de manière malléable et flexible, en étroite collaboration avec les services informatiques et les partenaires technologiques, est un attendu désormais essentiel à la gestion d’une entreprise. Le télétravail implique d’investir dans des terminaux performants ou des portables puissants et évolutifs et doit s’inscrire dans la durée afin de permettre aux collaborateurs de travailler en toute sécurité et sérénité aussi longtemps que nécessaire.

Améliorer la productivité

La crise sanitaire a poussé les entreprises à développer un fort niveau d’adaptation. Le télétravail s’est avéré bénéfique en termes d’efficacité et de productivité même si ce changement de modèle met la sécurité des infrastructures à l’épreuve. Son efficacité pour lutter contre la pandémie n’est plus à prouver.

Pour favoriser la collaboration, la mise en place d’un bureau à domicile requière des terminaux performants et de solides connexions réseaux. Les collaborateurs en télétravail ont plus que jamais besoin d’outils, de formation, de ressources et de supports adéquats pour collaborer à distance. Bien que cela puisse paraître plus simple pour les PME, elles doivent tout de même disposer de locaux et de capacités réseau appropriés pour répondre à ce nouveau mode de collaboration particulier.

Grâce à leurs structures plus petites et plus adaptables, les PME sont bien placées pour s’acclimater à cette digitalisation qui offre un développement de services additionnels.

Étendre la sécurité au bureau à domicile

Avec l’augmentation du nombre de terminaux connectés au réseau, la difficulté réside dans la gestion et le traitement de données supplémentaires. Les questions de sécurité ne doivent pas être prises à la légère quand il s’agit de se connecter de son domicile et peuvent s’avérer cruciales pour la protection des systèmes d’information des PME peu habituées au télétravail.

Des solutions de télétravail transparentes et évolutives

Grâce aux espaces de travail définis par des logiciels, les employés peuvent accéder aux outils et applications dont ils ont besoin depuis n’importe quel appareil. Cela permet d’assurer le bon fonctionnement de l’activité au quotidien, avec la même accessibilité et les mêmes mises à jour partout et pour tous. Les solutions en Saas ou à la demande basée sur la consommation peuvent être adaptées aux besoins des PME qui disposent de budget et délais limités. Par exemple, les infrastructures de postes de travail virtuels offrent aux utilisateurs critiques un accès sécurisé et performant, tandis que le cloud hybride assure l’évolutivité des ressources du datacenter sans être sur site.

Ces moments de mutation sont souvent propices à une réflexion sur de nouveaux modes de fonctionnement, et de nouveaux modèles économiques et permettent le développement de nouveaux services. Les PME seront amenées à relever de nouveaux défis en envisageant de nouvelles façons de travailler qui pourraient remodeler profondément leurs manières de collaborer et leurs activités et le paysage économique français.

L’importance de la digitalisation

Une véritable force pour les grands groupes, une nécessite pour les TPE, l’utilisation d’internet, et encore plus particulièrement du smartphone, est grandissante chaque année, et touche les plus jeunes comme les plus âgés. Acheter, travailler, gérer son quotidien, communiquer ou encore s’informer depuis son smartphone est devenu une commodité pour tout un chacun.  

Ce constat généralisé démontre que l’intégration de la digitalisation dans son entreprise est peut-être nécessaire dans votre stratégie. Ne pas tenir compte des évolutions de son marché peut compromettre l’avenir de votre entreprise sur le long terme. 

Aujourd’hui, il s’agit plus que d’être présent en ligne. Il est surtout question de maintenir l’activité, d’améliorer les relations avec la clientèle et d’optimiser les process : indispensables pour les petites structures.

Maintenir votre activité différemment

Lors de cette crise sanitaire, certains entrepreneurs ont trouvé des solutions de repli pour maintenir l’activité a minima.  
Observez ce que font ou ne font pas vos concurrents, confrères et autres professionnels, puis identifiez vos besoins dans la numérisation : 

  • Communiquer avec vos clients ; 
  • Proposer un paiement en ligne ; 
  • Développer un site marchand ; 
  • Proposer un service de livraison ; 
  • Assurer le référencement sur une place de marché. 

Plusieurs solutions vous sont présentées sur le site www.clique-mon-commerce.gouv.fr 

La mise en place du click & Collect est largement utilisé : le client se rend sur internet (site web, réseaux sociaux et/ou place de marché) et effectue sa commande en ligne. Mais au moment de la livraison, le client a la possibilité de récupérer sa commande en se rendant au point de retrait sélectionné. C’est avantageux pour le client car il économise des frais de livraison, peut réserver le produit où il veut, et gagne du temps en évitant la file d’attente en magasin.  
C’est aussi intéressant pour l’entreprise qui le met en place : 

  • pas de gestion des envois, 
  • gain de temps, 
  • meilleure organisation en interne, 
  • optimisation des invendus, 
  • fidélisation des clients.
  • les régions ont également mis en place des dispositifs d’urgence permettant d’aider les entreprises impactées dans leur activité par le Covid-19

5 notions à surveiller pour mettre en place du télétravail

 Les lieux de travail

Idéalement, le télétravail se fait au domicile du salarié, dans une pièce avec une bonne isolation sonore et visuel Mais nous savons bien que tous les salariés ne sont pas égaux sur le plan de l’aménagement de leur lieu de vie en lieu de travail (surface en m2, famille présente au foyer, accès à une bonne connexion internet…). La question sera de savoir ce que peut faire l’entreprise pour faciliter tout cela.

Pistes d’action :

  1. Indiquer par mail les conditions « idéales » facilitant le travail à domicile et les aménagements utiles (chaque fois que possible, une pièce bien éclairée, des équipements adaptés : un bureau, une chaise à la bonne hauteur, etc.).
  2. Instaurer des horaires de travail flexibles pour les salariés devant partager leur espace de travail et leurs équipements avec d’autres personnes dans le foyer.
  3. Dans le cas d’une impossibilité de travailler à domicile, identifier un espace aménagé au sein de l’entreprise permettant comme un espace de coworking.

L’articulation des temps de vie

La nécessité de faciliter davantage l’articulation des temps de vie privée et professionnelle des collaborateurs est pointée comme une marge un facteur positif dans de nombreuses entreprises.

Pistes d’action :

  1. Présenter de manière détaillée les dispositifs des ressources humaines à mobiliser pour faciliter la conciliation des temps (congés enfants malades mobilisables par journée, demi-journée, arrêt maladie, temps partiel, chômage technique…), organiser un point régulier avec chaque salarié sur sa situation (celle-ci pouvant notamment évoluer en cas de maladie d’une personne au foyer).
  2. Promouvoir les solutions favorisant la conciliation des temps aussi bien auprès des salarié-e-s femmes qu’hommes dans un objectif d’égalité professionnelle.

L’usage des outils numériques

Si dans les entreprises qui pratiquent déjà le télétravail, les équipements nécessaires au travail à distance sont déjà accessibles, ce n’est pas toujours le cas pour les organisations qui ont déployé cette modalité de manière urgente.

Pistes d’action :

  1. Proposer aux salariés des moyens pour jauger de la qualité de leur connexion (test de débit) et prendre en charge les abonnements et les connexions internet adaptées (Box, abonnements mobiles), par le service informatique quand cela est possible.
  2. Mettre à disposition de tous des outils de visioconférence, de gestion de documents en ligne, d’accès aux applications maison/métiers à distance (VPN).
  3. Former à distance les salariés qui le souhaitent à ces différentes solutions ou mettre à disposition des tutoriels en ligne (vidéos ou mode d’emploi illustré).
  4. Rappeler les règles de sécurité informatique essentielles.
  5. Favoriser les coopérations entre les salariés sur ces dimensions (identification de binômes, temps dédié aux coopérations…).

Le management 

À condition qu’il dispose lui-même des moyens adaptés, le manageur a un rôle clé à jouer pour conjuguer les nécessités de l’activité et les conditions de travail. Il s’agit pour lui de pouvoir réguler au fil de l’eau la charge de travail de chacun tout en étant vigilant aux risques liés à la configuration actuelle. Une dimension qui nécessite qu’il puisse réaliser un travail fin de suivi individuel et collectif.

Pistes d’action :

  1. Inciter les manageurs à organiser des réunions hebdomadaires avec leur équipe pour adapter les objectifs, prioriser les activités, clarifier « qui fait quoi »et identifier les moyens pour pouvoir bien travailler (informations, coordinations, coopérations, etc.).
  2. Inciter en complément les manageurs à organiser des points réguliers avec chacun de leurs collaborateurs sur leurs activités avec une vigilance particulière pour les nouveaux entrants.

Le collectif de travail

Les coopérations, le soutien entre salariés ou encore la fluidité des relations entre manageurs et équipes sont des leviers importants pour favoriser un travail de qualité et de bonnes conditions de travail. 

Pistes d’action :

  1. Organiser des réunions courtes régulières en visioconférence pour faire le point sur l’activité en équipe et par projet.
  2. Soutenir les coopérations à distance : mise en place de pratiques de binômage ou de partage d’expérience à distance entre salariés.
  3. Inciter les salariés à mettre à jour quotidiennement leurs agendas partagés en indiquant les temps de travail et de garde d’enfants.

Et demain, le télétravail ?

Dans une situation complexe et spécifique à la pandémie du coronavirus, de nombreux salariés expérimentent aujourd’hui le télétravail à 100% et au domicile. Les enseignements qui pourront en être tirés seront utiles si demain vous souhaitez améliorer les pratiques de télétravail dans l’entreprise.

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