Le Cloud dans la comptabilité

Le terme Cloud très actuel à notre époque, recouvre l’ensemble des solutions de stockage à distance. En clair, les données, au lieu d’être stockées sur des disques durs ou mémoires. Elles sont disponibles sur des serveurs distants et accessibles par internet. C’est pourquoi Cloud et comptabilité sont complémentaires.

Pourquoi utiliser une plateforme cloud pour gérer sa comptabilité ?

Gérer son entreprise depuis un ordinateur, un mobile ou une tablette

Les modes de travail ont évolué à grande vitesse avec le développement des plateformes digitales et collaboratives et du télétravail développé durant la pandémie. Aujourd’hui, les responsables des petites et moyennes entreprises ne veulent plus passer trop de temps sur des procédures comptables et financières. Ils cherchent la simplicité et la rapidité. Mais aussi la possibilité de gérer leur entreprise depuis n’importe où et à n’importe quel moment.

Le zéro papier est devenu la norme

Les entreprises de moins de 50 salariés sont confrontées, au même titre que les grandes, aux enjeux de digitalisation. Le zéro papier est devenu l’objectif à atteindre, tant au niveau réglementaire qu’environnemental. La crise sanitaire liée à la Covid-19 a accéléré la dématérialisation des procédures et a montré avec précision l’importance des plateformes en ligne. Les salariés peuvent continuer à transmettre ses factures sans dépendre du courrier postal. Consulter ses paiements ou faire ses déclarations est possible, même en dehors des horaires d’ouverture des bureaux.

La responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) est devenue une priorité de nombreuses entreprises, y compris les plus petites. Selon certaines agences, 90 % des dirigeants de PME/ETI françaises mènent des actions RSE alors qu’elles n’ont aucune obligation de le faire (Les rapports de RSE n’est obligatoire que pour les sociétés de plus de 500 salariés ou générant un CA supérieur à 100 millions d’euros). Ce n’est pas seulement un sujet de communication, mais un véritable enjeu économique et financier pour tous, car 65 % des consommateurs tiennent compte des engagements RSE dans leur décision d’achat. 

Par ailleurs, l’article 153 de la loi de finances de 2020 oblige toutes les entreprises, y compris les plus petites, à envoyer leurs factures aux administrations sous forme électronique. Cela est à faire depuis le 1er janvier 2020 et aux autres entreprises du secteur privé à compter du 1er janvier 2023. D’ici à 2025, toutes les factures devront être traitées de manière électronique et transmises à l’administration fiscale par voie numérique. Les plateformes simplifieront la mise en place de ce traitement. La numérisation permet également de réduire le long circuit de validation et de paiement des fournisseurs.

Faire sa comptabilité directement dans le cloud pour gagner du temps

Les logiciels de cloud est une des solutions qui permet aux chefs d’entreprise et aux comptables de gérer non seulement la comptabilité, mais aussi la facturation, la paie ou les stock. Spécifiquement dédiée aux très petites et moyennes entreprises. Cette plateforme automatise un certain nombre de tâches administratives liées à la comptabilité. Résultat : la tenue comptable est optimisée, la trésorerie maîtrisée et les écritures toujours conformes.

Le cloud, pour une comptabilité facile, flexible et connectée

Le cloud pour une comptabilité connectée

Avec les plateformes de cloud les utilisateurs n’ont plus besoin de passer d’un logiciel à l’autre pour accéder aux écritures et aux données comptables de leurs entreprise. C’est une solution en ligne, accessible depuis n’importe quel navigateur en un clic.

Une application mobile comme celle que propose CA2 permet aussi d’y accéder depuis un Smartphone ou une tablette. L’entrepreneur peut ainsi gérer sa facturation et sa comptabilité de partout. Que cela soit à la maison, au travail, chez ses clients ou fournisseurs.

Faciliter les procédures comptables grâce au cloud

Pour rendre les procédures plus fluides et plus rapides, une plateforme simplifie et automatise les tâches administratives. L’objectif : libérer les utilisateurs des contraintes informatiques en améliorant la communication entre les services commerciaux et administratifs. Réduire la saisie manuelle de données limite le risque d’erreur et sécurise la trésorerie. Des notifications alertent l’utilisateur sur les actions en cours et à venir, afin de le guider en temps réel.

L’automatisation concerne surtout des tâches chronophages. La plateforme en ligne permet de retrouver et consulter, en un clic, ses factures et documents comptables, de générer des tableaux de bord ou de contrôler la trésorerie. Automatiser ne veut pas pour autant dire perte de contrôle : un simple paramétrage permet à l’utilisateur de garder la main sur certaines données.

La force des plateformes de comptabilité cloud : la flexibilité

Chaque entreprise et utilisateur peut personnaliser son environnement de travail en ligne selon ses besoins. Une plateforme ajoute régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour faciliter l’utilisation. Le fait de recourir à une interface cloud donne aussi la certitude que la solution informatique est continuellement mise à jour, puisque la maintenance s’effectue à distance.

L’avantage du cloud est d’offrir une grande flexibilité grâce aux différents modules métiers. Le chef d’entreprise peut ajouter des options ou des services supplémentaires, au gré de ses besoins. Pour gérer les salaires, le module paie vient s’imbriquer à la plateforme comptable de manière intuitive. La solution évolue en même temps que l’entreprise et s’adapte au volume de ses données comptables. La souscription est simple et sans engagement : le montant de l’abonnement mensuel (à partir de 30 € HT/mois) dépend du nombre d’utilisateurs et des modules utilisés. La résiliation est tout aussi facilitée et Sage propose de tester l’outil jusqu’à fin août pour 1€ HT par mois.

Comme toutes les données sont hébergées dans le cloud, il est possible de travailler de manière collaborative sur les data en temps réel. Grâce à l’automatisation des processus, l’expert-comptable de l’entreprise pourra se concentrer sur le conseil et l’étude des données. Facilitée, son intervention permettra de gagner du temps sur l’analyse et sera donc plus efficace, à la fois pour le chef d’entreprise et l’expert-comptable.

Mettre ses données comptables dans le cloud, est-ce fiable ?

Une solution comptable dans le cloud est plus sûre qu’un logiciel installé sur un serveur ou un ordinateur situé dans les locaux mêmes de l’entreprise. Les serveurs internes n’ont pas toujours de systèmes de sauvegarde efficaces, quand ils existent. Les données hébergées dans les data centers sont au contraire sauvegardées quotidiennement et basées dans des locaux très sécurisés, qu’il s’agisse des pannes ou des intrusions.

Par ailleurs, les normes réglementaires sont aussi respectées, par exemple sur l’export du fichier des écritures comptables (FEC) ou la transmission des données fiscales et comptables au bon format numérique (EDI-TDFC). Le cloud permet enfin de stocker les archives pendant la durée nécessaire (3 à 6 ans). Cela sous réserve de maintenir l’abonnement durant cette durée, sinon le client pourra récupérer ses données avant de résilier.

Une plateforme intuitive pour tous les aspects comptables

Faciliter la comptabilité au quotidien

La facilité de prise en main d’une plateforme par ses utilisateurs figure parmi les critères essentiels de choix. Une plateforme ne nécessite pas de formation compliquée pour être utilisée, grâce à des guides virtuels et une ergonomie intuitive. Les équipes techniques et d’assistance accompagnent si besoin les utilisateurs dans la découverte de l’outil et son évolution.

Gérer la trésorerie et la facturation en temps réel

L’utilisateur peut suivre les dépenses et les recettes, ainsi que l’évolution en temps réel de la trésorerie de l’entreprise, le compte de résultat et les bilans. Un tableau de bord permet de visualiser les indicateurs de performance définis en interne.

La plateforme est reliée au compte bancaire, les relevés sont automatiquement synchronisés. Les factures rattachées en un clic aux sommes correspondantes. Le service facturation peut ainsi suivre les paiements et relancer les débiteurs en temps et en heure.

La plateforme cloud permet de préparer les déclarations et récupérations de TVA. Les clôtures, l’élaboration et la validation du fichier des écritures comptables (FEC)… L’automatisation et la synchronisation évitent d’avoir à ressaisir les données : elles sont simplement compilées, vérifiées et transmises.

La comptabilité au-delà de la gestion quotidienne

Le cloud permet de suivre au quotidien la gestion et la comptabilité de l’entreprise, grâce à la centralisation et au partage des pièces comptables. La digitalisation des données facilite aussi leur traitement et la production de bilans en temps réel.

Le chef d’entreprise peut créer des documents prévisionnels. L’analyse des flux et des situations financières sont facilitée, permettant de prendre les bonnes décisions pour faire évoluer l’entreprise.