L’entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire ?

Une évaluation facultative peut être mise en place dans l'entreprise, elle doit remplir un certain nombre de conditions et être bien encadrée.
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L’employeur a le droit d’évaluer le travail de ses salariés en raison du pouvoir de direction qu’il exerce. Lorsqu’elle est mise en œuvre dans l’entreprise, l’évaluation peut prendre différentes formes (entretien, notation, etc.). Elle est soumise au respect de nombreuses conditions. Peut-il l’imposé à ses salariés ?

Quel type d’évaluation ?

On parle d’une évaluation d’un salarié dans l’entreprise est un dispositif facultatif qui a pour objet d’apprécier ses aptitudes professionnelles.

L’évaluation peut prendre la forme, par exemple :

  • D’un entretien annuel,
  • d’un système de notation des salariés,
  • d’une répartition des salariés en différentes catégories.

La loi n’impose pas à l’employeur d’évaluer ses salariés. Cependant, il est tout à fait en droit de le faire, en faisant le point, par exemple, sur la réalisation des objectifs fixés.

L’évaluation peut être imposée à l’employeur par la convention collective. Dans ce cas, il doit respecter les dispositions prévues (entretiens d’évaluation obligatoires, périodicité et contenu de ces entretiens, etc.), sous peine d’indemnisation des salariés.

Le salarié ne peut pas refuser d’être évalué par son employeur, s’il a préalablement été informé des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles utilisées dans l’entreprise. Elles doivent être objectives et transparentes (pas de critères d’évaluation discriminatoires, ni de critères susceptibles de générer du stress).

Des données personnelles peuvent être collectées dans le cadre de l’évaluation du salarié, si le dispositif a été porté préalablement à sa connaissance. Si les données personnelles collectées sont enregistrées dans un fichier informatique, elles sont protégées dans le cadre du règlement général de protection des données (RGPD).

Les résultats obtenus sont confidentiels : seul le salarié concerné peut en avoir connaissance.

Qui cela concerne ?

Si l’employeur décide de mettre en place un système d’évaluation, celui-ci doit concerner l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Ce qu’il faut préparer au préalable

L’entretien, par principe, n’est pas obligatoire. Le Code du travail ne contient rien qui oblige l’employeur à le mettre en place. C’est un droit qui découle de son pouvoir de direction mais, s’il est mis en place, votre employeur a une obligation d’information.

Mais, il peut toutefois être dans l’obligation d’organiser de tels entretiens en raison d’une convention ou d’un accord collectif. Certains accords peuvent en effet définir les règles sur l’organisation ou le formalisme de l’entretien annuel d’évaluation. Il convient donc au préalable de s’y reporter. Dans ce cas, l’employeur doit respecter les dispositions prévues qui peuvent être des entretiens d’évaluation obligatoires, une périodicité établie contenu de ces entretiens. En cas de non-respect, les salariés pourront être indemnisés.

Les méthodes et techniques d’évaluation des salariés doivent être pertinentes selon le but fixé par l’employeur.

Les finalités sont :

  • Faire un bilan de l’année écoulée,
  • Évaluer les compétences du salarié,
  • Définir les objectifs de l’année à venir.

Les informations recueillies auprès du salarié doivent être nécessaires à son évaluation et surtout, l’employeur doit veiller à la pertinence du compte rendu de l’entretien.

Il y a une obligation d’informer expressément les salariés, avant les entretiens, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles utilisées Code du travail, article L.1222-3). Il faudra déclarer de telles informations à la CNIL si les données personnelles collectées sont enregistrées dans un fichier informatique.

En effet, l’employeur n’a pas le droit de collecter une information sans qu’un tel dispositif n’ai pas été porté à la connaissance du salarié.

Dans le cas contraire, le salarié pourra contester les méthodes et techniques d’évaluation utilisées. Cela devant le juge des référés pour obtenir des dommages et intérêts.

L’entretien d’évaluation en lui même

L’évaluation prend souvent la forme d’un entretien annuel entre le salarié et son supérieur hiérarchique pour faire un bilan du travail accompli et faire le point sur la réalisation des objectifs.

Une grille d’appréciation peut servir de support à l’entretien. Elle comporte des critères permettant de mesurer l’adéquation des aptitudes professionnelles du salarié à l’exigence du poste.

L’employeur n’est pas obligé de remettre un compte-rendu écrit au salarié, sauf si la convention collective le prévoit. Si un compte-rendu lui est remis, le salarié n’est pas obligé de le signer.

Le salarié n’est pas autorisé à être assisté par un représentant du personnel pendant l’entretien.

Il est important de ne pas confondre l’entretien d’évaluation avec l’entretien professionnel.

Quand faut-il le passer ?

L’entretien professionnel doit être fait au minimum tous les 24 mois et s’adresse aux employés ayant au moins 2 ans d’ancienneté. Toutefois, les salariés avec moins d’ancienneté peuvent aussi le passer. Il est aussi réalisé à l’occasion d’une reprise d’activité professionnelle, après un congé ou un arrêt de longue durée, comme à un retour de congé sabbatique, de congé parental ou encore de soutien familial.

Il en est de même pour le congé maternité ou bien d’une période de mobilité volontaire sécurisée, d’un mandat syndical ou d’un arrêt maladie de longue durée.

Par ailleurs, l’entretien professionnel doit être réalisé dans un temps distinct de tout entretien d’évaluation. Il s’applique à toutes les catégories de salariés qu’il s’agisse des cadres, des cadres dirigeants des cadres assimilés ou encore des Etam (employés, travailleurs et agents de maîtrise)

Les suites de l’entretien

L’entretien annuel peut être finalisé par la rédaction d’un compte rendu d’évaluation. Les informations présentes devront être pertinentes, afin qu’il ne puisse constituer un élément de preuve dans le cas d’une procédure prud’homale.

L’employeur peut aussi vous demander de signer ce compte rendu mais, aucune loi n’impose de recueillir votre signature si vous vous y opposez. L’absence de signature ne remet pas en cause la validité du document et de l’entretien.

En revanche, l’absence de signature réduit la portée du compte rendu qui aurait pu avoir une force de preuve importante devant le Conseil de prud’hommes s’il il y a un conflit, les deux parties n’étant pas d’accord sur le bilan de l’année écoulée.

Les résultats de cette évaluation sont confidentiels. Les seuls pouvant les réclamer sont les salariés concernés.

Le salarié peut aussi le signer tout en s’exprimant sur les critiques faites à son encontre. Il peut préciser qu’il n’a pas eu les moyens nécessaires pour remplir ses missions et objectifs. Le salarié peut demander une copie du document.

La CNIL le permet car « les salariés ont le droit de connaître leur classement annuel et leur potentiel, dans la mesure où ces éléments ont été pris en compte pour décider une augmentation de salaire, une promotion ou une affectation ».

Ce que l’employeur ne peut pas faire

L’employeur ne peut plus modifier le compte rendu une fois le document finalisé, et ce, en désavantageant le salarié. Une telle action peut alors être perçu comme une forme de harcèlement moral dans le cas où un responsable hiérarchique modifie le compte rendu de l’entretien annuel d’évaluation après la tenue de ce dernier et alors que le salarié refuse de le signer.

L’employeur ne peut non plus se baser sur les résultats de l’évaluation. Cela pour justifier une différence de classification et de rémunération.

L’employeur n’est pas obligé de remettre un compte rendu écrit au salarié, sauf si des dispositions conventionnelles le prévoient. Le salarié n’est pas obligé de le signer.
L’employeur peut alors proposer, une augmentation de la rémunération ou une promotion par exemple.

Une évaluation ratée a des conséquences particulières. À titre d’exemple, si l’employeur observe une non-réalisation des objectifs fixés, il ne pourra pas réduire unilatéralement la rémunération du salarié, ni le rétrograder. Ce choix constitue une modification du contrat de travail, il faut l’accord du salarié pour cela.

L’évaluation ne permet pas non plus à justifier un licenciement. Mais, elle peut constituer un élément qui peut justifier un licenciement pour insuffisance professionnelle.

Si l’évaluation est positive, le salarié pourra invoquer les comptes-rendus de ses entretiens annuels à l’employeur. Dans l’intérêt de réclamer une revalorisation de salaire ou contester le motif de son licenciement. Notamment lorsqu’une incompétence professionnelle lui est reprochée.

Afin d’être sûr d’être en conformité avec la loi, l’entreprise peut se rapprocher d’un expert comptable dans le but d’évité toutes les erreurs de procédures.

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