Les gestionnaires doivent connaître les conditions de paiement des transactions financières. Certains sont à usage personnel, d’autres sont spécifiques à la gestion financière d’une entreprise.
Le paiement en espèces
Les paiements en espèces sont utilisés pour régler les dépenses qui ne peuvent être réglées ailleurs en raison de faibles achats. La tolérance dépend de l’un des éléments suivants :
- Les personnes physiques agissent dans un cadre privé, dans ce cas, elles sont autorisées à effectuer des versements à d’autres personnes physiques sans limites de montant.
- Lorsque la dépense est dans le but de payer un professionnel deux cas possibles :
- Domicile fiscal en France : 3.000€ pour une dépense personnelle et, 3.000€ pour une dépense à titre professionnel.
- Domicile fiscal à l’étranger : 15.000€ pour une dépense personnelle et 3.000€ pour une dépense à titre professionnel.
De plus :
- Les créanciers sont tenus d’accepter les paiements en espèces, sauf interdiction contraire.
- Les commerçants et les particuliers ne peuvent refuser les paiements en espèces que s’ils dépassent leurs limites autorisées (excepté s’ils ont une valeur élevée, une somme d’argent dérisoire ou plus de 50 pièces). Exception pour le paiement de salaires
- Jusqu’à 1.500 € maximum par mois pour le versement d’un salaire ou acompte sur salaire.
Le paiement par chèque
La date de validité d’un chèque est de 1 an et 8 jours exactement, faute de quoi il n’a plus aucune valeur. Un chèque se libelle sans rature et comporte quelques mentions obligatoires comme :
- Le montant du chèque avec la somme écrite en chiffres et en lettre ? En cas d’erreur, ce sera la somme en lettre qui est retenue,
- Le nom du bénéficiaire du chèque, écrit lisiblement,
- Le lieu et la date du jour de l’émission du chèque. N’émettez pas ou n’acceptez pas un chèque postdaté.
- La signature du débiteur qui doit être conforme à celle du modèle déposée auprès de l’établissement bancaire.
Le paiement par carte de crédit
Cette opération de trésorerie est prélevée au comptant ou en différé, en fonction du mode de prélèvement défini entre le payeur et sa banque.
- Une signature est obligatoire sur la facturette en cas d’achat supérieur à 1.500 €.
- Une demande d’autorisation auprès de la banque émettrice de la carte bancaire peut être demandée en fonction du montant de l’achat ou de la prestation.
Ces deux derniers paiements (paiements par chèque ou par carte bancaire) peuvent nécessiter que vous disposiez d’une ou deux pièces d’identité pour vérifier votre identité et correspondre au paiement. Tout commerçant a le droit de refuser ces deux modes de paiement dès lors que les informations sont affichées avant le passage en caisse ou l’achat du service.
Les moyens de paiement alternatifs
Le virement bancaire
Le destinataire soumet l’identifiant bancaire à l’entreprise. L’entreprise est chargée d’ordonner à la banque d’envoyer un ou plusieurs montants. Attendez-vous à un crédit en 2-4 jours ouvrables.
Une autorisation de prélèvement doit être envoyée à la banque afin que celle-ci puisse accepter le prélèvement demandé.
Le prélèvement automatique
L’envoi d’une autorisation de prélèvement à la banque est nécessaire pour qu’elle accepte les prélèvements demandés.
Les effets de commerce papier
Ces effets à payer ne sont utilisables que par les entreprises. Ils ont l’avantage de rassurer le fournisseur par le fait de l’engagement de la date de paiement.
La traite
Le destinataire (débiteur/client) émet une facture de paiement (facture d’échange), et le bénéficiaire (créancier/vendeur) accepte et réside et passe un ordre de paiement auprès de la banque à une date donnée.
Le paiement peut être effectué par écrit ou par voie électronique. Souvent utilisé par les banques à l’étranger. Ce document doit indiquer que :
- La facture de change existait déjà au Moyen Âge à payer dans la monnaie du pays de facturation. La factorisation d’aujourd’hui va au-delà de la zone de facturation d’échange.
Le billet à ordre
Rédigé et émis par le souscripteur (débiteur/client) s’engageant à verser une somme d’argent, à une date précise, à un bénéficiaire (créancier/vendeur).
Ce moyen de paiement professionnel n’est que très peu utilisé, il peut être comparé à une reconnaissance de dette. Les éléments suivants doivent y figurer :
- La somme tirée
- La date du règlement
- La signature de la personne qui verse le règlement
- La domiciliation du versement, généralement les coordonnées de la banque
Les moyens de paiement comme source d’innovation
La digitalisation de l’économie change la donne dans de nombreux domaines, dont les moyens de paiement. En effet, l’avènement de la blockchain a permis de protéger l’échange Internet, ce qui a créé de nouveaux moyens de paiement et de nouveaux concepts. Les grandes entreprises font face à l’émergence de nouveaux moyens de paiement (sans contact, SMS, QR codes, montres, etc.), mais aussi de nouvelles solutions de paiement comme PayPal et de nouvelles monnaies comme le Bitcoin.
Selon l’enquête, non seulement les cartes de crédit (+ 52 %) et les prélèvements automatiques (+ 28 %), mais aussi les virements bancaires (+ 24 %) augmentent au détriment des espèces (12 %) et des chèques (44 %). (Source : enquête Harris Interactive 2016).
La gestion de l’entreprise
Les moyens de paiement jouent un rôle non négligeable sur la gestion et la rentabilité de l’entreprise, car ils interviennent sur trois critères :
- Le délai de recouvrement. L’argent est viré plus ou moins vite sur votre compte bancaire selon le mode de paiement utilisé. Or ce facteur entre dans le BFR, influençant ainsi plus ou moins favorablement la gestion financière de l’entreprise. Il faut aussi prendre en considération le temps et le montant minimum qu’imposent certaines plateformes internet pour virer l’argent sur le compte de l’entreprise
- La sécurité du paiement. Certains modes de paiement sont plus sécurisés que d’autres. Ainsi, selon la qualité et de sa clientèle, l’entrepreneur peut avoir intérêt à préférer des modes de paiement plus sécurisés. Les nouveaux modes de payement tel que PayPal offrent une garantie à double sens puisqu’ils ne valident le paiement que s’il n’y a pas de réclamation du client ce qui peut poser un certain nombre de problèmes.
- Le coût du moyen de paiement utilisé. Le prix des moyens de paiement varie beaucoup. Ils peuvent avoir une influence considérable. Notamment lorsque le panier moyen est très faible. Dans ce cas, choisir les bons moyens de paiement peut être un acte de gestion important.
Le choix des moyens de paiement à utiliser est une question importante qui doit être étudiée par chaque dirigeant avec le plus grand sérieux, elle peut entraîner une forte différence de rentabilité.
Une garantie de fluidité
Les différents modes de paiement correspondent toujours aux modes de paiement convenus avec le fournisseur. Diverses situations auxquelles une entreprise est confrontée lors d’une transaction. Les méthodes de paiement, y compris les méthodes de paiement électroniques, sont flexibles. L’objectif est de faciliter toutes les transactions financières et d’assurer la liquidité tout en limitant les litiges potentiels.
Les virements bancaires sont sécurisés, rapides et permettent de transférer de grandes sommes d'argent. Ils sont souvent utilisés pour des transactions importantes comme le paiement de fournisseurs ou de salaires.
Bien que de moins en moins fréquents, les chèques peuvent encore être utilisés pour certains types de transactions commerciales. Ils sont généralement plus lents et moins sécurisés que d'autres moyens de paiement.
Les cartes de crédit d'entreprise offrent souvent des avantages comme des programmes de récompenses et la possibilité de suivre facilement les dépenses. Cependant, elles peuvent entraîner des frais élevés et un risque de surendettement.
Les paiements en ligne via des plateformes comme PayPal ou Stripe sont de plus en plus populaires. Ils sont rapides et pratiques, mais peuvent entraîner des frais supplémentaires.
Les paiements en espèces sont de moins en moins courants en raison des risques liés à la sécurité et à la comptabilité. Ils sont généralement réservés pour de petites transactions.
