L’externalisation de la comptabilité d’une entreprise consiste à confier à un professionnel qualifié en externe, tout ou seulement une partie de la tenue de la comptabilité. Comment cela fonctionne-t-il ? Quels avantages cela engendre ? Quels sont les éventuels freins ?
Un fonctionnement simple
La réalisation d’une partie ou de toutes les opérations comptables est confiée à un de ces professionnels, qui assurera selon la mission qui lui est confiée :
- La comptabilité générale et la comptabilité analytique
- La comptabilité clients et fournisseurs
- Les déclarations fiscales
- La gestion de la paie et les déclarations sociales
- L’assistance juridique
- L’accompagnement dans la gestion (tableaux de bord…)
- La proposition de prestations sociales
L’externalisation de la comptabilité est un transfert de savoir-faire vers un professionnel qualifié. Pour ce faire, le chef d’entreprise a le choix des interlocuteurs : cabinet d’expertise comptable ou association de gestion et de comptabilité. CA2 se propose aux entreprises en tant que cabinet d’expert-comptable assurant l’externalisations des opérations comptables.
Les professionnels de la comptabilité proposent un large panel de services en externes. Le fonctionnement est simple : la « lettre de mission » formalise et contractualise la relation entre la société cliente et le professionnel pour la durée de la mission. Nous proposons un exemple de lettre de mission sur notre article sur « Comment changer d’expert-comptable ? «
Si vous cherchez un prestataire, attention à ne pas confondre comptable et un expert-comptable. En effet, peu de gens sont au courant, mais ces deux professionnels n’interviennent pas toujours sur les mêmes opérations, principalement en raison du degré de qualification et de compétences acquises.
Le comptable est un professionnel qui a une expérience ou un diplôme comptable lui permettant d’effectuer des opérations comptables, faire certaines déclarations fiscales et occasionnellement préparer un bilan.
L’expert-comptable peut effectuer les mêmes taches et possède un diplôme niveau Bac + 8, reconnu par l’État et l’administration fiscale. Il accompagne au cours de sa carrière un grand nombre d’entreprises. Cette expérience lui permet de conseiller et aider les entreprises plus en profondeur, auprès du fisc ou des organismes bancaires.
Pourquoi choisir d’externaliser ?
Initier une opération d’externalisation est murement réfléchis et cela fait apparaître plusieurs atouts avantages en cas de :
- Manque de ressources financières en internes
Toutes les entreprises ne peuvent pas disposer d’un budget et d’un effectif suffisants pour l’emploi d’un comptable en interne. Déléguer cette fonction à un professionnel allège de manière conséquente le niveau des salaires et charges.
- La recherche d’une expertise
La comptabilité, la fiscalité et le droit social se complexifient et requièrent des connaissances et un savoir-faire qui ne peuvent pas s’improviser. Des tâches qu’il est bien souvent préférable de confier à des personnels qualifier. Une erreur peut être très pénalisante. Une société a ainsi tout à gagner à opter des conseils de la part de professionnels.
- Le respect des obligations légales et la garantie d’une couverture
Les obligations déclaratives sont soumises à un calendrier qui se veut strict. Un oubli revient à s’exposer à des pénalités de retard et par conséquent des amendes. Le recours à l’externalisation permet de lever ce risque.
Par ailleurs, un expert-comptable engage sa responsabilité quant aux éventuelles erreurs ou retards de déclarations, une garantie pour le chef d’entreprise.
- Se concentrer sur le suivis de l’activité
Se dégager des multiples tâches comptables et administratifs offre à une entreprise comme nouvel atout de pouvoir garder se concentrer sur la conduite de son activité, de pouvoir mobiliser ses employés sur son cœur de métier.
Parmi les démarches les plus demandées dans l’externalisation comptable :
- Le suivi des ventes et des achats des ressources
- La gestion des paies
- L’édition et la gestion des factures
- La saisie des opérations liées aux déclarations de TVA
- La comptabilisation des frais généraux
- La rédaction du bilan comptable
- L’audit sur l’ensemble des comptes et activités de l’entreprise
Les avantages de l’externalisation en comptabilité
Confiez votre comptabilité permet de recevoir de précieux conseils pour optimiser la fiscalité ou les projets de votre entreprise. En effet, fort de son expérience, l’expert-comptable apporte un regard extérieur, avec une vision plus stratégique.
Sous-traiter sa comptabilité est également bénéfique pour l’organisation interne de l’entreprise, puisque cela évite de recruter (et former) du personnel pour la réalisation des démarches.
Enfin, faire appel à un professionnel de la comptabilité évite bien des erreurs, notamment lors de la réalisation du bilan comptable.
L’expert-comptable est un prestataire inscrit auprès de l’Ordre des experts-comptables. À ce titre, il bénéficie d’une assurance responsabilité civile professionnelle, visant à protéger ses clients en cas d’erreurs (ce qui n’est pas le cas du comptable classique qui est plus onéreux.
Quelles sont les étapes pour trouver son expert-comptable/contrat ?
Vous envisagez d’externaliser vos tâches comptables ? Sachez que les démarches ne sont pas bien compliquées, mais peuvent s’avérer longues, selon la taille et l’organisation actuelle de votre entreprise.
Dans un premier temps, faites une petite analyse de votre activité comptable :
- Quelles méthodes sont actuellement mises en place.
- Quel est le nombre de fiches de paie à éditer tous les mois,
- Quelles sont les déclarations importantes à réaliser, et ce, à quelle fréquence.
- Dégagez les tâches vous prennent les plus chronophages et celles à faible valeur ajoutée
Ensuite, il faudra choisir entre l’externalisation complète ou en partie de votre comptabilité. Dans le cas d’une externalisation partielle, vous devez déterminer quelles activités continueront d’être traitées en interne et quelles activités seront confiées à votre prestataire (exemples : la gestion des paies, la tenue des comptes, la rédaction du bilan, l’édition des factures, le suivi des achats…).
Ce n’est que fois ces deux étapes passées que vous pourrez solliciter les professionnels. Comparez plusieurs experts-comptables, entre eux, puis faites un point sur la rentabilité de chacune des prestations. En effet, même si l’externalisation représente un coût certain, sachez qu’elle est souvent bien plus rentable que le traitement qui peut être fait en interne. C’est notamment le cas si on considère le gain de temps, les compétences comptables, ou encore l’optimisation fiscale.
Si vous choisissez de faire appel à un expert-comptable, son travail prendra la forme d’une lettre de mission, comprenant l’ensemble des interventions souhaitées.
Ce n’est pas à vous de la remplir, mais directement à l’expert-comptable. Vous pouvez lui demander de rédiger une proposition de lettre, au cas d’y apporter d’éventuelles modifications. Son travail ne pourra débuter qu’après la signature de chacune des deux parties.
Les freins à l’externalisation
Certaines entreprises hésitent encore à déléguer en externe. Plusieurs raisons peuvent être évoquées :
- La perte de contrôle : l’engagement décidé sur le moyen et long terme fait émerger un certain sentiment de perte de contrôle du côté des chefs d’entreprises et dirigeants.
- La perte de confidentialité : les contrats, brevets techniques, données fournisseurs, prix d’achats, marges… sont de nombreuses données précieuses qu’une entreprise ne souhaite pas divulguer, même à un expert-comptable en externe. Cette crainte de la perte de confidentialité bloque encore certaines personnes.
- Le coût de l’opération : Avec des taux horaires moyens compris entre 50 et 150 € ht selon le niveau de l’intervenant au sein du cabinet, le budget annuel s’établit entre 1500 et 3 000 € pour l’établissement du bilan et des comptes annuels. Le budget de l’externalisation comptable peut parfois être conséquent.
Malgré cela, à l’usage, les avantages vont pencher en faveur de l’externalisation, car sur le long terme les bénéfices deviennent plus importants que les freins.
