L’externalisation de sa comptabilité

L'externalisation comptable permet de bénéficier d'une expertise selon les besoins, sans avoir à recruter en interne

Qu’est-ce que l’externalisation de la comptabilité :

L’externalisation de la comptabilité, c’est transféré celle-ci vers un prestataire extérieur pour sa tenue en bonne et due forme. L’entreprise est en mesure de confier tout ou partie de sa comptabilité. Pour une mission de cette envergure, elle peut recourir aux compétences. Comment cela fonctionne-t-il ? Quels avantages cela engendre ? Quels sont les éventuels freins ?

 

      • D’un cabinet d’expertise comptable ;

      • D’un comptable qualifié ;

      • D’une association de gestion spécialisée en comptabilité, etc.

    Avec la démocratisation du secteur et de l’univers des autoentrepreneurs, il est possible de demander l’intervention d’un prestataire situé dans un pays étranger. Le chef d’entreprise peut également demander l’externalisation des ressources humaines accompagnée d’une externalisation de la production afin de mieux assurer la restructuration de sa société.

    Quelles tâches peuvent être externalisées ?

    L’externalisation de la comptabilité peut concerner plusieurs services. Parmi les missions comptables pouvant être confiées à un prestataire extérieur, il y a :

        • La gestion des immobilisations ;

        • La gestion de la fiscalité ;

        • Les travaux d’inventaire ;

        • Le lettrage des comptes ;

        • L’établissement de la liasse fiscale ;

        • L’établissement des comptes annuels.

      Une entreprise peut également décider d’externaliser la saisie comptable regroupant :

          • La comptabilisation des frais généraux ;

          • La comptabilisation des achats ;

          • La comptabilisation de la trésorerie ;

          • La comptabilisation des ventes ;

          • La comptabilisation de la paie ;

          • La comptabilisation des opérations relatives aux déclarations de TVA.

        Les tâches comptables vous éloignent de votre coeur de métier ? Vous souhaitez réaliser des gains de temps et de productivité dans la réalisation de vos missions comptables ?

        Notre solution vous vient en aide dans diverses missions d’assistance comptable :

            • La gestion de comptabilité clients et fournisseurs ;

            • Le rapprochement bancaire ;

            • Le classement des documents et dossiers comptables ;

            • La déclaration de la TVA ;

            • Le pointage comptable ;

            • La gestion des factures et des notes de frais ;

            • La préparation des bilans comptables ;

            • La gestion et le suivi de la trésorerie d’entreprise, etc.

          Quels sont les intérêts de l’externalisation en comptabilité ?

          Les entreprises ont recours à l’externalisation comptable et à l’externalisation de leur logistique dans le but de réaliser des économies lorsqu’elles ont un budget restreint.

          Cette opération permet en effet à l’entreprise qui l’adopte de faire baisser ses dépenses financières. Il faut dire qu’il est particulièrement coûteux de maintenir un service comptable opérationnel durant plusieurs années.

          De plus, la comptabilité est une discipline en constante évolution. Sa maitrise peut poser problème à certains égards. En faisant appel aux compétences d’un prestataire spécialisé, l’entreprise commanditaire peut avoir la garantie de bénéficier de compétences supérieures et à jour dans le domaine.

          La société a aussi la garantie de la réalisation des déclarations dans les meilleurs délais ; elle évite les éventuelles sanctions liées au retard.

          Quel est le coût de l’externalisation de la comptabilité ?

          L’externalisation de la comptabilité se fait à un prix important qu’il faut prendre en compte avant d’envisager cette solution.

          L’externalisation de la comptabilité ne doit pas être prise à la légère et doit être organisée en amont. Il serait intéressant de faire appel aux services d’un expert-comptable dans tout ce qu’il s’agit de l’établissement des comptes annuels par exemple et de prendre en charge la tenue courante de la comptabilité.

          Si votre comptabilité courante s’avère être très prenante et chronophage, vous avez toujours la possibilité d’externaliser cette dernière à un prestataire externe comme CA2.

          Recourir à un prestataire externe comme CA2 pour lui confier vos missions d’assistance comptable vous permettra de nombreux avantages, dont le gain de temps et de productivité, la mise à disposition de profils expérimentés et professionnels, la flexibilité de l’offre, etc.

          Les tarifs pour ce type de prestations varient entre 38 et 50 euros selon le type de missions confiées et le volume de ces dernières.

          Pourquoi faire une externalisation comptable ?

          Plusieurs raisons peuvent conduire une entreprise à l’adoption d’une opération d’externalisation comptable comme d’une externalisation de ses salariés. 

          Pour faire face à un manque de ressources internes

          L’externalisation comptable à l’instar de l’externalisation du comité de l’entreprise peut être la solution idéale face à un manque conséquent de ressources humaines et matérielles internes. Le professionnel extérieur est spécialisé dans le domaine ; il est alors en mesure de fournir des services de qualité. Il respecte les normes en vigueur pour la tenue d’une comptabilité en bonne et due forme.

          Pour éviter toute erreur

          En comptabilité, les petites erreurs peuvent coûter cher. Il est alors préférable de les éviter en confiant la gestion de la comptabilité à un expert dans le domaine. L’entreprise commanditaire a ainsi la certitude qu’elle ne sera pas amenée à faire face à de lourdes sanctions. Mais pour cela, il sera nécessaire de demander l’intervention d’un professionnel ayant fait ses preuves et dévoué à son métier. 

          Pour respecter les obligations légales en matière de comptabilité

          En matière comptable, les obligations de déclarations obéissent à un calendrier défini et précis. Les oublis et retards, aussi petits qu’ils soient, exposent à diverses pénalités de retard et amendes. L’entreprise les évite avec le concours d’un prestataire extérieur qualifié.

          Pour se concentrer sur son cœur de métier

          La gestion de la comptabilité est une activité qui demande beaucoup de temps. Il faut être minutieux pour éviter les erreurs.

          Lorsqu’une société décide de déléguer les tâches administratives et comptables à un professionnel extérieur, elle se donne l’opportunité de concentrer ses ressources internes sur les activités principales qui lui permettront d’être plus compétitive sur le marché.

          Quels sont les avantages de l’externalisation en comptabilité ?

          L’externalisation comptable est une solution de compétitivité qui attire l’attention de plusieurs sociétés en raison de ses nombreux avantages. Confiez votre comptabilité permet de recevoir de précieux conseils pour optimiser la fiscalité ou les projets de votre entreprise. En effet, fort de son expérience, l’expert-comptable apporte un regard extérieur, avec une vision plus stratégique.

          Sous-traiter sa comptabilité est également bénéfique pour l’organisation interne de l’entreprise, puisque cela évite de recruter (et former) du personnel pour la réalisation des démarches.
          Enfin, faire appel à un professionnel de la comptabilité évite bien des erreurs, notamment lors de la réalisation du bilan comptable.

           

           

          L’expert-comptable est un prestataire inscrit auprès de l’Ordre des experts-comptables. À ce titre, il bénéficie d’une assurance responsabilité civile professionnelle, visant à protéger ses clients en cas d’erreurs (ce qui n’est pas le cas du comptable classique qui est plus onéreux.

           

           

          Faire des économies

          Dans un premier temps, l’externalisation comptable permet de faire de meilleures économies avec une légère restructuration de l’entreprise. Les coûts de cette méthode sont réduits.

          C’est un avantage qui n’est pas des moindres, car la société fait moins de dépenses par rapport à un professionnel recruté en interne. C’est plusieurs centaines d’euros économisés, car l’entreprise ne gère pas une charge salariale. De plus, elle n’est pas soumise à l’obligation de fournir un local meublé à son professionnel étant donné que celui-ci est à l’extérieur de l’entreprise. Elle fait ainsi des économies en matière de place, par conséquent en loyer. 

          Avoir une flexibilité

          L’externalisation comptable évite de recruter un professionnel à l’interne. La société ne fait plus face aux éventuels problèmes pouvant naitre d’un CDD ou CDI des experts en interne. Avec un contrat d’externalisation comptable, lorsque la prestation ne convient pas aux exigences prévues, la relation peut être rompue. 

          Gagner en temps et en tranquilité

          L’externalisation comptable est également une solution permettant à une entreprise d’optimiser son temps de travail et de la consacrer pleinement au cœur de son métier. La gestion comptable étant déléguée, elle peut se concentrer sur les principales activités qui devront lui permettre d’atteindre plus aisément ses objectifs. Le chef d’entreprise peut communiquer avec son professionnel comptable extérieur par chats, mails ou visioconférences à tout moment lorsqu’il y a des urgences. 

          Avoir un partenaire fiable

          Faire appel à un prestataire de services externe pour vous assister dans votre gestion comptable, c’est la garantie d’avoir en face un professionnel et fiable.

          Votre entreprise profitera d’une sécurité supplémentaire grâce un partenaire externe. Car ce dernier sera plus attentif et vous évitera les erreurs et les oublis. En effet, il va gérer toutes les émarches importantes à votre place. Les prestataires de service garantissent une sécurité quant à vos données. Il saura protéger vos données et respecter leur confidentialité.

           

          Les limites de l’externalisation en comptabilité

          L’externalisation de la comptabilité présente des points forts, mais elle a aussi quelques limites qu’il sera nécessaire de prendre en compte.

          Le choix du prestataire

          Par exemple, il y a un nombre important de prestataires extérieurs sur le marché. Il ne sera pas alors aisé de déterminer les professionnels des arnaqueurs. Face à ce problème majeur, l’un des conseils à suivre est de s’assurer de la réputation et de l’expérience du professionnel prétendant au contrat.

          Il peut également être complexe de choisir entre un prestataire extérieur installé dans un pays étranger et un prestataire local. Dans la plupart des cas, un prestataire étranger peut être une meilleure option lorsqu’il faudra principalement faire des économies.

          Mais le donneur d’ordre doit s’assurer que celui-ci sera en mesure de cerner et de comprendre toutes les règles administratives et comptables applicables sur son territoire.

          Le manque d’autonomie

          Un contrat de prestation vous lie avec votre prestataire externe, cela signifie que vous lui déléguez certaines tâches qu’il accomplira à sa manière. Certains responsables et entrepreneurs ne sont pas très à l’aise avec ce manque d’autonomie qu’ils ressentient avec un collaborateur externe.

          De plus, si vous avez besoin d’une quelconque information, vous demandez à votre collaborateur externe qui vous communiquera l’information. Certains y voient un inconvénients et préfèrent avoir accès facilement à toutes les informations sans passer par un tiers.

          Plusieurs autres risques sont aussi à considérer. Les plus importants sont relatifs à la dépendance vis-à-vis du prestataire et la fuite de données professionnelles.

          Les éléments à figurer sur le contrat

          L’établissement d’une relation entre une société et un prestataire comptable extérieur doit être concrétisé par la signature d’un contrat : la lettre de mission. Cette lettre formalise la relation et donne tous les détails sur les missions confiées. Elle informe également sur les diverses obligations de chacune des parties sans oublier de mentionner les honoraires. 

          Le contrat d’externalisation comptable regroupe aussi des informations sur la société commanditaire. Il mentionne alors :

              • Sa raison sociale ;

              • Sa forme juridique ;

              • Son secteur d’activité ;

              • La taille de son effectif ;

              • Le nombre total de ses factures ;

              • Le nombre total de ses pièces comptables, sociales et fiscales ;

              • Le nombre total de ses fiches de paie.

            Le contrat définit également les conditions dans lesquelles les missions comptables seront réalisées. Ce document est un élément qui marque la différence entre externalisation et sous-traitance.

            Outsourcing comptabilité : comment bien s’organiser ?

            Une externalisation comptable doit être bien organisée pour garantir la réussite de l’opération. Une bonne organisation permet de bénéficier d’une excellente visibilité sur le déroulement du processus et sur l’ensemble des missions confiées au prestataire extérieur. Pour commencer, il sera alors indispensable d’établir une liste complète des missions comptables sans oublier de mentionner leur nature. 

            Le montant de chaque prestation doit être fourni avec la plus grande précision. De plus, en matière d’externalisation comptable certaines tâches peuvent être confiées à l’expert extérieur pendant que d’autres seront traitées à l’interne. Mais il est également possible de confier toute la comptabilité au professionnel.

            Il sera également important de définir un moyen de suivi. Celui-ci permettra au donneur d’ordre de veiller à la bonne exécution des missions externalisées. L’entreprise doit mettre en place un système assez pratique lui permettant d’avoir accès à sa comptabilité à tout instant.

            Externalisation comptabilité : comment choisir le prestataire extérieur idéal ?

            Le choix d’un bon prestataire extérieur doit se faire suivant certains critères, car la diversité des offres disponibles sur le marché ne facilite pas les choses.

            Tenir compte de l’expérience du prestataire

            Le donneur d’ordre doit s’assurer que le prestataire extérieur de son choix jouisse d’une certaine expérience dans le domaine. Celui-ci doit avoir réuni quelques années d’existence. Il peut en effet être dangereux de confier sa comptabilité à un débutant. Pour veiller à éviter cela, il peut être nécessaire de faire des recherches sur le prestataire, ses années de services, les clients déjà servis sans oublier de tenir compte de leurs témoignages.

            Vérifier la méthodologie de travail du prestataire extérieur

            Une méthodologie de travail transparente et limpide est l’idéal. Pour s’en assurer la société donneuse d’ordre doit comprendre le mode de fonctionnement de son prestataire. Il faudra à tout prix se poser la question de savoir si les compétences de ce professionnel permettront d’atteindre les objectifs prévus. 

            Tenir compte du décalage horaire

            Il ne doit pas être trop important, car en matière de comptabilité, il sera nécessaire de communiquer presque tout le temps avec le prestataire extérieur. Le donneur d’ordre doit alors privilégier un professionnel situé à proximité, le décalage horaire ne doit pas être de plus de 3 heures. 

            Comparer les prix

            Avant tout choix, une petite comparaison des prix proposés dans le domaine peut s’avérer nécessaire. Évidemment, le prix n’est pas un critère très déterminant dans le choix du prestataire idéal. Mais la comparaison permet d’éviter de payer trop cher pour une prestation donnée.

            Une externalisation comptable présente de nombreux avantages pour l’entreprise donneuse d’ordre. Mais elle doit veiller au bon choix de son prestataire extérieur sans oublier de préparer le backsourcing.

            Un fonctionnement simple

            La réalisation d’une partie ou de toutes les opérations comptables est confiée à un de ces professionnels, qui assurera selon la mission qui lui est confiée :

            • La comptabilité générale et la comptabilité analytique
            • La comptabilité clients et fournisseurs
            • Les déclarations fiscales
            • La gestion de la paie et les déclarations sociales
            • L’assistance juridique
            • L’accompagnement dans la gestion (tableaux de bord…)
            • La proposition de prestations sociales

            L’externalisation de la comptabilité est un transfert de savoir-faire vers un professionnel qualifié. Pour ce faire, le chef d’entreprise a le choix des interlocuteurs : cabinet d’expertise comptable  ou association de gestion et de comptabilité. CA2 se propose aux entreprises en tant que cabinet d’expert-comptable assurant l’externalisations des opérations comptables.

            Les professionnels de la comptabilité proposent un large panel de services en externes. Le fonctionnement est simple : la « lettre de mission  » formalise et contractualise la relation entre la société cliente et le professionnel pour la durée de la mission. Nous proposons un exemple de lettre de mission sur notre article sur « Comment changer d’expert-comptable ? « 

            Si vous cherchez un prestataire, attention à ne pas confondre comptable et un expert-comptable. En effet, peu de gens sont au courant, mais ces deux professionnels n’interviennent pas toujours sur les mêmes opérations, principalement en raison du degré de qualification et de compétences acquises.


            Le comptable est un professionnel qui a une expérience ou un diplôme comptable lui permettant d’effectuer des opérations comptables, faire certaines déclarations fiscales et occasionnellement préparer un bilan.
            L’expert-comptable peut effectuer les mêmes taches et possède un diplôme niveau Bac + 8, reconnu par l’État et l’administration fiscale. Il accompagne au cours de sa carrière un grand nombre d’entreprises. Cette expérience lui permet de conseiller et aider les entreprises plus en profondeur, auprès du fisc ou des organismes bancaires.

            Pourquoi choisir d’externaliser ?

            Initier une opération d’externalisation est murement réfléchis et cela fait apparaître plusieurs atouts avantages en cas de :

            1. Manque de ressources financières en internes

            Toutes les entreprises ne peuvent pas disposer d’un budget et d’un effectif suffisants pour l’emploi d’un comptable en interne. Déléguer cette fonction à un professionnel allège de manière conséquente le niveau des salaires et charges.

            1. La recherche d’une expertise

            La comptabilité, la fiscalité et le droit social se complexifient et requièrent des connaissances et un savoir-faire qui ne peuvent pas s’improviser. Des tâches qu’il est bien souvent préférable de confier à des personnels qualifier. Une erreur peut être très pénalisante. Une société a ainsi tout à gagner à opter des conseils de la part de professionnels.

            1. Le respect des obligations légales et la garantie d’une couverture

            Les obligations déclaratives sont soumises à un calendrier qui se veut strict. Un oubli revient à s’exposer à des pénalités de retard et par conséquent des amendes. Le recours à l’externalisation permet de lever ce risque.

            Par ailleurs, un expert-comptable engage sa responsabilité quant aux éventuelles erreurs ou retards de déclarations, une garantie pour le chef d’entreprise.

            1. Se concentrer sur le suivis de l’activité

            Se dégager des multiples tâches comptables et administratifs offre à une entreprise comme nouvel atout de pouvoir garder se concentrer sur la conduite de son activité, de pouvoir mobiliser ses employés sur son cœur de métier.

            Parmi les démarches les plus demandées dans l’externalisation comptable :

            • Le suivi des ventes et des achats des ressources
            • La gestion des paies
            • L’édition et la gestion des factures
            • La saisie des opérations liées aux déclarations de TVA
            • La comptabilisation des frais généraux
            • La rédaction du bilan comptable
            • L’audit sur l’ensemble des comptes et activités de l’entreprise

            Les avantages de l’externalisation en comptabilité

            Confiez votre comptabilité permet de recevoir de précieux conseils pour optimiser la fiscalité ou les projets de votre entreprise. En effet, fort de son expérience, l’expert-comptable apporte un regard extérieur, avec une vision plus stratégique.
            Sous-traiter sa comptabilité est également bénéfique pour l’organisation interne de l’entreprise, puisque cela évite de recruter (et former) du personnel pour la réalisation des démarches.
            Enfin, faire appel à un professionnel de la comptabilité évite bien des erreurs, notamment lors de la réalisation du bilan comptable.

            L’expert-comptable est un prestataire inscrit auprès de l’Ordre des experts-comptables. À ce titre, il bénéficie d’une assurance responsabilité civile professionnelle, visant à protéger ses clients en cas d’erreurs (ce qui n’est pas le cas du comptable classique qui est plus onéreux.

            Quelles sont les étapes pour trouver son expert-comptable/contrat ?

            Vous envisagez d’externaliser vos tâches comptables ? Sachez que les démarches ne sont pas bien compliquées, mais peuvent s’avérer longues, selon la taille et l’organisation actuelle de votre entreprise.

            Dans un premier temps, faites une petite analyse de votre activité comptable :

            • Quelles méthodes sont actuellement mises en place.
            • Quel est le nombre de fiches de paie à éditer tous les mois,
            • Quelles sont les déclarations importantes à réaliser, et ce, à quelle fréquence.
            • Dégagez les tâches vous prennent les plus chronophages et celles à faible valeur ajoutée

            Ensuite, il faudra choisir entre l’externalisation complète ou en partie de votre comptabilité. Dans le cas d’une externalisation partielle, vous devez déterminer quelles activités continueront d’être traitées en interne et quelles activités seront confiées à votre prestataire (exemples : la gestion des paies, la tenue des comptes, la rédaction du bilan, l’édition des factures, le suivi des achats…).


            Ce n’est que fois ces deux étapes passées que vous pourrez solliciter les professionnels. Comparez plusieurs experts-comptables, entre eux, puis faites un point sur la rentabilité de chacune des prestations. En effet, même si l’externalisation représente un coût certain, sachez qu’elle est souvent bien plus rentable que le traitement qui peut être fait en interne. C’est notamment le cas si on considère le gain de temps, les compétences comptables, ou encore l’optimisation fiscale.
            Si vous choisissez de faire appel à un expert-comptable, son travail prendra la forme d’une lettre de mission, comprenant l’ensemble des interventions souhaitées.
            Ce n’est pas à vous de la remplir, mais directement à l’expert-comptable. Vous pouvez lui demander de rédiger une proposition de lettre, au cas d’y apporter d’éventuelles modifications. Son travail ne pourra débuter qu’après la signature de chacune des deux parties.

            Les freins à l’externalisation

            Certaines entreprises hésitent encore à déléguer en externe. Plusieurs raisons peuvent être évoquées :

            • La perte de contrôle : l’engagement décidé sur le moyen et long terme fait émerger un certain sentiment de perte de contrôle du côté des chefs d’entreprises et dirigeants.
            • La perte de confidentialité : les contrats, brevets techniques, données fournisseurs, prix d’achats, marges… sont de nombreuses données précieuses qu’une entreprise ne souhaite pas divulguer, même à un expert-comptable en externe. Cette crainte de la perte de confidentialité bloque encore certaines personnes.
            • Le coût de l’opération : Avec des taux horaires moyens compris entre 50 et 150 € ht selon le niveau de l’intervenant au sein du cabinet, le budget annuel s’établit entre 1500 et 3 000 € pour l’établissement du bilan et des comptes annuels. Le budget de l’externalisation comptable peut parfois être conséquent.

            Malgré cela, à l’usage, les avantages vont pencher en faveur de l’externalisation, car sur le long terme les bénéfices deviennent plus importants que les freins.

            L'externalisation peut apporter de nombreux avantages tels que le gain de temps, l'accès à une expertise spécialisée, et la garantie d'une conformité aux normes comptables et fiscales en vigueur.

            Cela peut varier, mais généralement les services tels que la tenue des comptes, les déclarations fiscales, le traitement des factures, et la paie peuvent être externalisés.

            Les risques principaux sont une possible perte de contrôle sur vos données financières et le coût potentiellement élevé des services. Il est donc important de bien évaluer ces aspects avant de prendre une décision.

            Oui, les petites entreprises peuvent bénéficier de l'externalisation en ayant accès à une expertise qu'elles ne pourraient pas se permettre en interne, et en se libérant du temps pour se concentrer sur leur cœur de métier.

            La plupart des cabinets offrent un accès à des plateformes en ligne où vous pouvez suivre en temps réel l’évolution de votre comptabilité, consulter des documents et échanger avec votre comptable.

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