Le déploiement de la facture électronique

Le recours obligatoire pour les fournisseurs de l’État

L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 a rendu progressivement obligatoire le déploiement de la facture électronique pour les fournisseurs de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs. D’ici à 2020, l’État recevra 100 % de ses factures d’achats de façon dématérialisée. La mise en place progressive du déploiement de la facture électronique est définie suivant le calendrier suivant :

• Le 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises de plus de 5000 salariés et personnes morales de droit publique
• Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire de 250 à 4999 salariés
• Le 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises de 10 à 249 salariés
• Au 1er janvier 2020 : pour les micro-entreprises de moins de 10 salariés

Les fournisseurs de l’État auront le choix entre quatre modes de transmission de leurs factures via le portail Chorus pro :

• Saisir manuellement sa facture sur le portail chorus : au préalable l’entité aura dû souscrire un mandat de facturation via son espace chorus. En effet, avec ce mode de transmission l’État émettra les factures au nom et pour le compte de son fournisseur
• Déposer sa facture sur le portail : la facture pourra être sous format PDF simple, PDF signé ou XML. En cas de dépôt d’un fichier signé, un contrôle de validité est effectué de manière automatique. Une fois le fichier déposé sur le portail, chorus pro créé une facture pré-remplie à partir des informations qui ont été reconnues. L’entité ayant déposé le fichier est alors tenue de vérifier les informations proposées comme l’identité du client, l’identité du fournisseur, montant HT, montant TVA et de les corriger si nécessaire
• Recourir à l’EDI : il sera possible de recourir à l’EDI direct ou de passer par un prestataire de services
• La transmission en API ou Application Programming Interface : la programmation d’une interface va permettre de raccorder le système d’information du fournisseur à la plateforme Chorus pro

Le ministère de l’Action et des comptes publics a mis en place un site internet dédié à Chorus pro. On y retrouve notamment toute la documentation nécessaire aux fournisseurs pour comprendre comment se servir de la plateforme.

La numérisation des factures papier : les informations nécessaires

Les entreprises peuvent numériser les factures reçues et émises sous format papier afin de les conserver dans un format numérique. Mais seulement pour les factures émises depuis le 31 mars 2017. Ces copies sont alors admises par l’administration fiscale comme pièce justificative, notamment au regard de la TVA. Mais seulement si elles respectent l’ensemble des conditions de fiabilité fixées par décret.

Cette possibilité a été instaurée par l’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016. Les modalités techniques ont été précisées par arrêté en date du 22 mars 2017. Il s’agit des mêmes modalités techniques que celles définies en décembre 2016 par le décret 2016-1673 qui venait préciser l’article 1379 du code civil.

Les principales caractéristiques de numérisation peuvent se résumer en une phrase : » La facture dématérialisée doit être une copie conforme de l’originale dans un format sécurisé dont la procédure d’archivage est contrôlée. «

Pour ce qui est de la conformité de la copie, la facture numérisée doit être la copie conforme de la facture papier. L’image, le contenu et les couleurs doivent être reproduites à l’identique.

Pour ce qui est de la sécurisation du format, la facture doit être numérisée sous format PDF ou PDF/A28. Chaque fichier doit être daté et, afin de garantir l’intégrité des données, être assorti d’un dispositif de sécurité. Au choix, il peut s’agir :

• D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité de niveau 1 étoile
• D’une empreinte numérique
• D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité de niveau 1 étoile
• De tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française Trust service Status List-TSL.

En ce qui concerne la procédure d’archivage réglementé, les factures numérisées peuvent être conservées par la société ou par un tiers mandaté. Les opérations d’archivage doivent être définies selon une organisation documentée. Elles doivent faire l’objet de contrôles internes. Et cela permet d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures pendant toute la durée de conservation.

Ainsi numérisée, la facture dématérialisée tient lieu et place de facture originale et la facture papier peut être jetée. On parle alors de copie fiable.

Une seule inconnue demeure : le sort des factures papier émises avant le 31 mars 2017. Entrent-elles également dans le dispositif ou doivent-elles être conservées sous format papier ? Une position de l’administration est attendue sur ce sujet.

Les trois modes de sécurisation : fonctionnement et réglementations particulières

La piste d’audit fiable : un premier mode de sécurisation des factures

La piste d’audit fiable s’applique à toutes les factures qui ne sont pas sécurisées par les deux autres modes existants que sont l’EDI et la signature électronique. Elle s’applique donc à toutes les factures électroniques autres que celles précédemment énoncées, aux factures PDF simple par exemple. Elle s’applique aussi à toutes les factures papier.

Aujourd’hui, presque aucune entreprise française n’a recours qu’à l’EDI ou à la signature électronique pour ses factures entrantes et sortantes. Toutes les entreprises sont donc concernées.

La piste d’audit fiable a été introduite par la directive européenne 2010/45/UE du 13 juillet 2010. Le but de cette directive est de promouvoir le recours à la facture électronique en élargissant les modes d’élaboration et de transmission de ces factures. Les entreprises sont autorisées à recourir au système de facturation électronique de leur choix. À condition de mettre en œuvre des contrôles qui établissent une piste d’audit fiable. Et ce, entre une facture et une livraison de biens ou la réalisation d’un service.

Concrètement, la piste d’audit fiable se compose de :

• La description des process internes de l’entreprise qui doit permettre de retracer le flux de facturation depuis son origine, en règle générale la commande, jusqu’à l’archivage de la facture, en passant par la livraison, la facturation, le paiement
• La description des contrôles mis en place afin de s’assurer du bon déroulement des procédures décrites
• Les preuves de ces contrôles, ces derniers devant être permanents et documentés

L’administration fiscale ne donne aucune consigne sur les contrôles à mettre en place. Chaque entité selon sa taille, son organisation et son secteur d’activité choisira les contrôles qui lui semblent les mieux adaptés. Les process mis en place devront permettre à l’entité de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures.

La première inquiétude des chefs d’entreprise vis-à-vis de la piste d’audit fiable est le contrôle fiscal. La demande par le vérificateur de la piste d’audit fiable de l’entreprise contrôlée devient de plus en plus fréquente et les sanctions peuvent être lourdes. Selon l’article L13 D du LPF, les contrôleurs peuvent vérifier l’ensemble des informations, documents, données, traitements informatiques ou systèmes d’information constitutifs des contrôles de la piste d’audit fiable ainsi que la documentation décrivant leur modalité de réalisation.

Si il y a absence de piste d’audit fiable ou de process de contrôle clairs et documentés, les factures ne sont plus considérées comme factures d’origine. Sauf pour l’application du 3 de l’article 283 du CGI : « Toute personne qui mentionne la taxe sur la valeur ajoutée sur une facture est redevable de la taxe du seul fait de sa facturation ».

Concrètement, pour les factures entrantes, la sanction est la remise en cause de la déductibilité de la TVA. Cette sanction est clairement énoncée au paragraphe 110 du BOI-TVA-DECLA-30-20-3050-20131018. En revanche, pour les factures sortantes, aucune sanction n’est clairement écrite. Mais il est bien dit que les factures ne sont plus considérées comme des factures originales. L’application de l’article 1737 du CGI pourrait alors s’appliquer. Le défaut de facturation ou la facturation d’opérations ne correspondant pas à la réalité, sont sanctionnés par une amende de 50 % du montant qui a été ou aurait dû être facturé, ramené à 5% en cas de comptabilisation des dites factures. La réalité devant être démontrée par la piste d’audit fiable.

Pour le moment, si la documentation de la piste d’audit fiable est de plus en plus demandée lors d’une procédure de vérification de comptabilité, aucun redressement n’est intervenu au seul motif de son absence. Reste à savoir combien de temps cela va durer.

La signature électronique : un autre mode de sécurisation

Les caractéristiques imposées par l’administration fiscale

La signature électronique est un terme assez vague. L’administration fiscale a précisé ce qu’elle entendait par cette notion : » La signature électronique doit permettre, à l’aide d’un système cryptographique, de garantir l’identité du signataire ainsi que l’intégrité du document signé. «

Seules les signatures électroniques qualifiées, au sens de l’administration fiscale, permettent à la fois de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures. Par conséquent, l’utilisation d’une signature électronique non qualifiée n’exempte pas la société de la mise en place d’une piste d’audit fiable.

Une signature est dite qualifiée par l’administration fiscale lorsqu’elle est obtenue par un certificat électronique certifié. Cela veut dire qu’elle est fourni par un prestataire de services ayant obtenu une qualification de la part d’un organisme lui-même accrédité par l’État. L’article 96 F de l’Annexe III au CGI liste ce que doivent contenir la signature électronique et le certificat électronique.

Lorsqu’on parle de signature électronique d’une facture il s’agit en réalité d’une signature et d’un certificat. La signature va permettre d’identifier l’émetteur. Le certificat va permettre de détecter si le document a été modifié depuis l’apposition de la signature.

La signature électronique et le certificat électronique doivent être à minima équivalent à un niveau de sécurité RGS 2 étoiles.

Il s’agit d’un niveau de sécurité élevé pour lequel le fournisseur de certificat électronique doit contrôler l’identité de son client. Et ce, au moyen de la vérification :

• Des pièces d’identité originales du porteur du certificat et de son représentant légal si le porteur est une personne morale
• Du code SIREN
• Des documents justifiant l’adresse ou le siège social

Toutes ces vérifications doivent se dérouler en face à face avec le porteur du certificat. L’administration précise que le certificat doit être attribué par un prestataire qualifié dit de confiance. À ce jour, la société LSTI est la seule à être habilitée par l’ANSSI à qualifier des prestataires de services de confiance. Le conseil supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables figurant sur cette liste, un expert­-comptable peut signer électroniquement ses factures grâce à sa signature numérique Signexpert.

L’administration précise également que le certificat électronique doit être conservé sur un support matériel cryptographique, une clé USB ou une carte à puce par exemple. Les certificats électroniques sur support immatériel, tel que logiciel, ne sont pas autorisés, car moins sécurisés.

Le format PDF apparaît comme une évidence

L’administration fiscale ne précise pas quels sont les formats informatiques à privilégier. Dans la pratique, c’est le format PDF qui sera essentiellement utilisé. Car, en effet, il répond aux exigences réglementaires citées précédemment mais aussi parce qu’il a un statut de standard international.

C’est parce qu’il s’agit d’un format ouvert depuis de nombreuses années, que l’utilisation de PDF connait un tel succès. En effet, en accordant l’accès à ce format à tous les développeurs pour mettre en œuvre les fonctions de lecture et de création de PDF dans des logiciels tiers, Adobe Systems a fait de PDF une référence en termes de format numérique. Aujourd’hui, plus de 25 ans après sa création, ce format permet d’échanger et de lire des documents indépendamment de l’environnement informatique du créateur et du lecteur du document. Depuis 2008, PDF est devenu la norme ISO 32000. Depuis cette date, c’est donc l’organisation internationale de normalisation qui est responsable des mises à jour. Et aussi, du développement des nouvelles versions.

Fonctionnement de la signature électronique d’une facture

Pour bien comprendre le fonctionnement de la signature électronique et le système de vérification par le receveur, il faut savoir qu’un certificat électronique se compose d’une clé privée et d’une clé publique. La clé privée est propre à l’émetteur, elle sert à crypter sa signature et n’est jamais communiquée au receveur. La clé publique va servir au receveur à décrypter la signature reçue.

Lorsque l’émetteur signe électroniquement la facture, deux étapes se succèdent :

• La création d’un code unique, appelée empreinte, liée au document : cette étape est appelée le hachage
• Le cryptage de cette empreinte grâce à la clé privée contenue dans le certificat électronique. Pour cette étape il sera demandé à l’émetteur de s’identifier grâce au support matériel où se trouve son certificat, une clé USB par exemple et d’un code personnel. L’empreinte cryptée est la signature électronique

La facture est maintenant signée électroniquement, l’envoi de ce document va comprendre :

• Le document signé
• Le certificat électronique

Du côté du receveur, à l’ouverture du document, la vérification s’opère également en deux étapes :

• À partir du document, le logiciel procède à la phase de hachage pour obtenir l’empreinte unique du document
• Ensuite, il procède à un décryptage de la signature, grâce à la clé publique contenue dans le certificat, pour obtenir une autre empreinte

Si les deux empreintes obtenues sont identiques, alors la signature est valide.

L’entreprise qui reçoit une facture électronique signée doit s’assurer de la validité de la signature et de l’intégrité du contenu de celle-ci, ainsi que de la validité du certificat électronique. À défaut, la société doit traiter ces factures entrantes comme des PDF non signés, c’est-à-dire mettre en place une piste d’audit fiable.

La signature électronique se différencie de la signature papier, essentiellement par son caractère non visuel. En effet, la signature électronique de certification correspond à une suite de nombres annexée au document signé, mais non visible sur le fichier en tant que tel. Toutefois, à l’ouverture d’un fichier PDF signé, un bandeau bleu en haut du document indique le nom de la personne physique ou morale ayant certifié le document, l’identité de l’autorité de certification ayant émis le certificat ainsi que l’état de validité du document. Trois cas sont possibles, ils sont reconnaissables par l’icône présent à gauche du bandeau :

• Un TIC vert
• Une croix Rouge
• Un panneau de circulation jaune avec une point d’exclamation noir

Signature électronique : les exigences réglementaires particulières

Si une entité réceptrice de la facture signée électroniquement souhaite sécuriser cette facture entrante par la voie de la signature électronique, elle devra effectuer les vérifications relatives à l’authenticité et à l’intégrité du document :

• Vérifier la signature électronique apposée sur la facture
• S’assurer de l’authenticité et de la validité du certificat attaché à la signature électronique

L’administration précise que ces contrôles doivent pouvoir être réalisés à la réception de la facture mais également pendant toute la durée de conservation fiscale qui est égale à 6 ans. Il est donc absolument indispensable de conserver la facture sous son format original.

En cas de recours à la facture électronique PDF simple ou PDF signée électroniquement mais dont la signature n’est pas « qualifiée » au sens de l’administration fiscale, la société devra sécuriser ses factures par la mise en place d’une piste d’audit fiable.

Concernant les contrôles de l’administration fiscale, cette dernière peut notamment vérifier :

• La conformité du dispositif de la création de signature
• Les caractéristiques de qualité et de validé du certificat électronique qualifié, en s’assurant qu’il est bien fourni par un organisme habilité à le faire
• Les fonctions de l’application logicielle

L’ensemble des contrôles va permettre au vérificateur de s’assurer que le dispositif utilisé est en conformité avec les prescriptions de l’article 96F de l’annexe Ill du CGI.

Si le dispositif utilisé est reconnu non conforme, l’entreprise disposera d’un délai de 30 jours à compter de la réception du procès-verbal de l’administration fiscale pour formuler des observations, apporter des justifications ou procéder aux régularisations nécessaires. À défaut, le système utilisé ne sera plus considéré comme permettant d’assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures. En conséquence, les factures transmises en vertu du dispositif contrôlé ne constitueront plus des factures d’origine, le risque de défaut de facturation est sanctionné par une amende de 50% du montant facturé, ramenée à 5% si la facture est bien comptabilisée.

Concernant les factures entrantes, c’est la déductibilité de la TVA qui peut être remise en cause, sauf à avoir sécurisé ces factures par la piste d’audit fiable.

L’EDI ou l’Échange de Données Informatisées

L’EDI peut être défini comme l’échange de données entre deux ordinateurs.

Nous allons maintenant aborder les règles à respecter pour que le système EDI utilisé soit qualifié d’EDI fiscal ou EDI complet. En effet, tous les flux EDI ne sont pas admis par l’administration fiscale comme voie de sécurisation des factures. Pour obtenir la qualification d’EDI fiscal, les flux doivent être échangés selon des normes techniques et une organisation spécifique. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise doit sécuriser ses factures via la voie de la piste d’audit fiable.

La composition des étapes d’échange d’un message EDI

Étape 1 : la préparation du document à envoyer

L’émetteur, par exemple le fournisseur, va préparer son document, par exemple la facture, grâce à son ERP ou logiciel de facturation.

Étape 2 : la traduction du document au format EDI

Les données sont ensuite traduites en format EDI. Le « traducteur » peut être intégré dans l’ERP ou le logiciel de facturation, mais il peut également s’agir d’un logiciel à part comme un système d’interface. L’étape de traduction peut également être externalisée en faisant appel à un prestataire de services.

Étape 3 : la connexion et la transmission des documents EDI

Les données sous format EDI sont ensuite transmises au partenaire, ici le client.

Les données EDI peuvent être transmises directement de l’entreprise émettrice à l’entreprise réceptrice, on parle alors d’EDI point à point ou d’EDI in situ. Ce mode de transmission crée une connexion sécurisée entre deux partenaires à l’aide d’un même protocole. Ce mode nécessite également la mise en place de stations EDI, un ensemble de matériels et de logiciels en interne chez chacun des prestataires. Les deux entreprises souhaitant échanger leurs données, mettent en place un réseau également privé.

Une autre solution consiste à externaliser la station EDI en ayant recours à un prestataire de réseau EDI qui met à disposition des deux entreprises , un réseau privé.

Les échanges peuvent également transiter par internet via un prestataire de services, on parle alors de Web EDI. Ce mode de communication ne nécessite pas d’intégration à une infrastructure informatique puisqu’elle utilise le net.

Étape 4 : l’intégration des données chez le receveur

Cette étape va consister en l’intégration des données EDI dans le système d’information du client. Il s’agit du schéma inverse de ce qui se passe chez le fournisseur, le client récupère des données au format EDI qu’il traduit au format interne de son logiciel comptable ou ERP afin d’intégrer la facture d’achat.

Pour que l’échange de données fonctionne, encore faut-il que les deux ordinateurs parlent la même langue. Il faut que les informations soient échangées selon un format ou une norme EDI compris par les deux ordinateurs. Si ce n’est pas le cas, le recours à un traducteur sera nécessaire. L’avantage de recourir à une externalisation de la station EDI est que ce service de traduction est généralement compris dans l’offre du prestataire.

Il existe plusieurs dizaines de normes EDI, mais la plus utilisée pour les documents commerciaux en Europe reste la norme EDIFACT. Parce qu’elle a été adoptée très massivement par les entreprises pionnières de l’EDI, elle s’est rapidement imposée comme la norme de référence dans les relations commerciales interentreprises. Cette norme contient plus de 200 messages standards dont le message INVOIC, qui correspond au message facture.

Afin de s’assurer que les données échangées seront bien comprises par les deux ordinateurs, les entreprises partenaires doivent se mettre d’accord sur la norme qui sera utilisée par chacun et si elles sont différentes. Elles doivent aussi se mettre d’accord sur le moyen de traduction à utiliser, telle qu’une application ou un prestataire externe par exemple. Cet accord est matérialisé via une convention EDI.

Facture électronique : règle, obligation, sanction

Qu’on le veuille ou non, nous vivons une révolution numérique et la facture électronique en fait partie intégrante. Avec l’essor d’Internet, les évolutions technologiques rapides et la montée en puissance de l’intelligence artificielle, le numérique est partout. Smartphones, tablettes, e-commerce, objets connectés, le numérique a bouleversé nos modes de vie. Toutes ces évolutions modernisent la comptabilité.

Dans cette nouvelle économie numérique, la dématérialisation apparaît comme une évidence. La dématérialisation des documents existe depuis de nombreuses années. Mais on assiste depuis peu à sa montée en puissance. Cela se passe en particulier dans les échanges entre les acteurs économiques privés et la sphère publique. La dématérialisation devient progressivement une obligation. On notera à titre d’exemples :

• Obligation de dématérialiser le dépôt des déclarations fiscales des sociétés : déclarations de résultats, déclarations de TVA, déclaration de CVAE
• Obligation de dématérialiser le paiement des impôts commerciaux : impôts sur les sociétés, TVA, CVAE, CFE
• Mise en place de la DSN pour la communication des données sociales auprès des organismes sociaux
• Dématérialisation des procédures d’appel d’offre pour les marchés publics supérieurs à 20 k€ HT d’ici octobre 2018
• Recours obligatoire à la facture électronique pour tous les fournisseurs de l’État et des collectivités locales d’ici à 2020 avec le déploiement de la plateforme Chorus

Le cadre réglementaire de la facture électronique

Concrètement, qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique et la facture dématérialisée : 2 notions différentes

Par abus de langage, la notion de « facture dématérialisée ou facture numérique » est souvent employée à tort à la place de la notion de « facture électronique ». Pourtant, il s’agit bien là de deux notions distinctes répondant à une réglementation différente. Il est donc important de différencier ces deux notions :

• La facture dématérialisée est une facture émise à l’origine sur support papier puis numérisée pour être conservée sous forme électronique. En effet la notion de dématérialisation induit l’existence préalable d’un document matériel : ici la facture papier
• La facture électronique est quant à elle émise dès l’origine sous format électronique. Une facture électronique est conçue, transmise, et conservée sous format électronique. Pour qu’une facture soit dite électronique son mode de conception ainsi que son mode de transmission doivent l’être. C’est le processus même de facturation qui est dématérialisé

Cette différenciation est très importante notamment en matière de preuve. Dans le premier cas, la facture papier est la facture originale, sa dématérialisation constitue une reproduction. Inversement, dans le deuxième cas, le support électronique représente la version originale, et une impression de la facture une copie. Nous verrons par la suite que les modalités de conservation différent également.

Toutefois, depuis le 30 mars 2017, il est possible, sous certaines conditions, de conférer le caractère « original » à une facture numérisée.

Certes, les factures électroniques résultant de la dématérialisation du processus de facturation et les factures dématérialisées sont distinctes. Mais nous verrons dans la suite de ce mémoire qu’il n’est pas possible de traiter le sujet de la facture électronique sans traiter celui de la facture dématérialisée, en particulier pour les factures entrantes. Car, à ce jour quasi aucune entreprise ne peut dire « 100% des factures que je traite sont électroniques ».

Authentique, intègre et lisible : les 3 clés de la facture

Peu importe le mode de facturation (papier ou électronique) retenu par la société, cette dernière doit garantir l’authenticité de l’origine. Mais aussi l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

• Garantir l’authenticité de l’origine signifie s’assurer de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture
• Garantir l’intégrité du contenu signifie s’assurer que les données contenues dans la facture ne seront pas altérées ni dans l’acheminement entre l’émetteur et le récepteur ni pendant la période d’archivage
• Assurer la lisibilité de la facture signifie garantir que la facture pourra être lue par tous, aussi bien le récepteur que l’administration

Afin de satisfaire ces conditions, l’article 289 du CGI classe les factures en trois catégories selon leur mode de sécurisation :

• 1ère catégorie : la piste d’audit fiable
• 2ème catégorie : la signature électronique
• 3ème catégorie : l’EDI fiscal aussi appelé EDI complet

Les 3 types de sécurisation autorisés en France

Les factures électroniques de 1ère catégorie : la piste d’audit fiable

Les factures dites de 1ère catégorie sont les factures pour lesquelles la société est dans l’obligation de mettre en place une piste d’audit fiable. Il s’agit :

• Des factures papier
• Des factures électroniques autres que les factures à signature électronique et les factures en EDI fiscal

Pour toutes ces factures, qu’elles soient entrantes donc en process d’achat ou sortantes c’est à dire en process de vente, la mise en place d’une piste d’audit fiable est obligatoire depuis le 1er janvier 2014.

Les factures électroniques de 2ème catégorie : la signature électronique

La signature électronique, également appelée signature numérique, est un procédé technique qui va permettre de garantir l’authenticité d’un document numérique tant dans son origine (identité de l’émetteur) que dans son contenu (intégrité du document). L’article 1316 du code civil définit la signature électronique comme « L’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. « 

Les factures électroniques de 3ème catégorie : l’EDI

L’EDI signifie Échange de Données Informatisées. C’est un mode de transmission de données par voie électronique. L’EDI a pour vocation de limiter l’intervention humaine dans le processus d’échange de données. La facture électronique par EDI consiste en l’envoi d’un message facture structuré, de l’ordinateur du fournisseur à l’ordinateur du client. L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture doivent être assurées par l’émetteur et le récepteur d’une facture. La méthode utilisée par chaque acteur peut donc être différente à l’exception des factures électroniques assorties d’une signature électronique. Dans ce cas, le destinataire des factures est dans l’obligation de conserver la signature et le certificat électronique qui y sont attachés. Et ce, pour démontrer l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité.

Les notions de dématérialisation, de gestion et dématérialisation fiscale

La dématérialisation de gestion et la dématérialisation fiscale sont deux choses différentes. Cette différence tient à la valeur de la preuve.

Dans le cas de la dématérialisation de gestion ou dématérialisation simple, il existe un échange de données informatiques entre le fournisseur et son client (par exemple l’EDI) mais la preuve juridique reste la facture papier. L’objectif de ce mode de dématérialisation est de fluidifier les échanges afin d’optimiser les temps de traitement des factures. Et aussi de raccourcir les délais de paiements, sans avoir à respecter toutes les normes imposées par la dématérialisation fiscale.

En revanche, en cas de dématérialisation fiscale, la preuve juridique est le document électronique transmis qui doit respecter une réglementation particulière.

Calendrier de la facture électronique

Le calendrier de mise en œuvre de la transformation est fixé pour laisser à tous les types d’entreprises et à leurs partenaires (éditeurs de logiciels, plateformes de flux, etc.) le temps de s’organiser.

Les obligations communes à toutes les factures électroniques

Le respect des règles générales de facturation

Comme les factures papier, les factures électroniques doivent respecter la réglementation en vigueur. Cette réglementation est relative à la facturation prévue par les articles 289-0 et 289 du CGI et les articles 242 nonies et 242 nonies A de l’annexe II au CGI. Il s’agit des règles relatives à :

• L’obligation de délivrance de factures
• Les modalités d’émission des factures

Les mentions obligatoires doivent figurer sur les factures. Toutes ces règles sont exposées ci-après.

L’accord du destinataire pour la transmission des factures

Pour que des factures électroniques puissent être transmises, le destinataire doit être d’accord. Il est aujourd’hui impossible d’imposer à un client la réception de facture électronique.

L’accord du destinataire des factures peut être matérialisé par la signature d’un document formel. Comme par exemple, un accord commercial lié à l’utilisation de la facturation électronique. Attention, si l’accord de client est obligatoire, sa formalisation ne l’est pas. L’administration admet que l’accord du client soit donné de manière tacite. Ainsi, le paiement d’une facture électronique vaut accord du destinataire.

Les modalités de conservation des factures électroniques

Comme pour les factures papier, le délai fiscal de conservation des factures électroniques est de 6 ans. Les factures émises par voie électronique doivent être conservées durant ce délai dans leur forme et contenu originels. La conservation se fait sur support informatique pendant au moins les 3 premières années. Puis sur tout support pendant les trois années suivantes.

À des fins de gestion, l’entreprise peut conserver les factures électroniques sous un format autre que celui d’origine. Si elles les conservent en parallèle sous leur format d’origine.

En matière commerciale, le délai de conservation est, comme pour les factures papier, de 10 ans. Le code de commerce ne donne aucune précision quant aux modalités de conservation. Il semblerait assez logique de simplement prolonger la seconde période de 3 ans du délai fiscal de 4 ans.

En cas de changement de matériel ou de logiciel durant la période de conservation, l’entreprise devra assurer une conversion et/ou une compatibilité entre l’ancien et le nouvel environnement informatique. Ainsi, ce changement ne compromettra pas les modalités de conservation.

Le cas particulier du double électronique des factures de ventes

En matière de modalités de conservation des factures, il existe un cas particulier, celui du « double électronique». Il s’agit des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises au client sur support papier. Attention, ce cas particulier exclut de fait les factures électroniques, c’est-à-dire créées et transmises par voie électronique. Il est toutefois très utile de connaitre cette réglementation spéciale. Car le double électronique est très utilisé par les entreprises mais malheureusement souvent mal appliqué.

La conservation des factures de ventes s’effectue en original ou en copie qui en est la reproduction fidèle et durable. Pour la conservation des factures de ventes créées informatiquement et envoyées en papier au client, l’entreprise a deux possibilités :

• Conserver son exemplaire sous format papier : il y aura deux impressions de la facture, l’exemplaire client et l’exemplaire vendeur
• Conserver son exemplaire sous format informatique : le  « double électronique » devra répondre aux conditions citées ci-après

Le dispositif technique utilisé pour la création et la conservation du « double électronique » doit assurer une fiabilité équivalente qu’aurait procurée une impression d’un double papier. Pour se faire, le processus de conservation doit permettre de constituer un fichier dont le format d’encodage transcrit les informations du contenu de la facture mais aussi la mise en forme et la représentation graphique. L’ensemble des informations contenues dans l’original papier adressé au client doit être repris dans le « double électronique». Toutefois, l’administration fiscale admet que seules les mentions obligatoires soient retranscrites dans le fichier. À titre d’exemple, l’absence d’informations telles que le logo ou les messages publicitaires, présentes sur la facture papier envoyée au client, ne remettra pas en cause la valeur probante du document conservé.

Comme toutes les factures, le double électronique doit garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.

L’opération d’enregistrement du double électronique doit intervenir le plus proche possible de la date d’impression de la facture papier destinée au client. Les modalités d’enregistrement doivent soit sécuriser le fichier à l’aide de procédés électroniques logiques, tels que la signature électronique ou la protection par empreinte électronique. Soit assurer l’archivage des fichiers sur un support physique non réinscriptible, tels que des CD de technologie de type WORM ou des disques magnétiques intégrés dans des logiciels protégés en réécriture.

Les obligations liées au stockage des factures électroniques

Les factures électroniques peuvent être stockées à l’étranger uniquement dans un pays ayant conclu avec la France une convention d’assistance mutuelle ou une convention prévoyant un droit d’accès en ligne immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.

Ne sont donc considérés comme valides, que les systèmes de stockage situés :

• Sur le territoire français
• Dans un autre pays membre de l’Union européenne
• Un pays ayant conclu une convention d’assistance mutuelle
• Un pays ayant conclu une convention prévoyant un droit d’accès en ligne immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées

Lorsque le lieu de stockage se situe en dehors du territoire français, l’entreprise doit déclarer le lieu de stockage de ses factures auprès de l’administration. Cette déclaration se fait en même temps que la déclaration de résultats ou de bénéfices. Et elle est adressée au SIE dont dépend l’assujetti. Elle comporte les noms et adresses des tiers chargés du stockage ainsi que les périodes concernées.

Les sanctions applicables en cas de non-respect des obligations

La restitution du contenu du message de la facture

Sur demande de l’administration, l’entreprise doit être en capacité de restituer le contenu du message de la facture en langage clair. Cette obligation incombe à :

• L’entreprise chargée de s’assurer qu’une facture est délivrée en cas des factures sortantes, quelle que soit la personne qui a matériellement émis les factures électroniques. En cas de mandat de facturation, cette obligation concerne donc le mandant
• L’entreprise destinataire de la facture en cas des factures entrantes

La restitution porte sur l’ensemble du contenu de la facture. C’est à dire toutes les mentions obligatoires mais aussi les mentions facultatives présentes dans la facture.

L’administration précise qu’elle entend par « langage clair» un format habituellement admis par les usages commerciaux.

Le détail des sanctions encourues en cas de non respect des obligations

En cas de non-respect total ou partiel des règles relatives aux factures électroniques. Des sanctions encourues peuvent être très lourdes pour les entreprises.

Pour les factures entrantes, le non-respect des modalités de conservation de la forme d’origine rend l’entreprise incapable de présenter le document original sur demande de l’administration. Ce défaut de conservation peut entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.

Pour les factures sortantes, le non-respect des modalités de conservation peut être assimilé à un défaut de facturation. Cela peut être sanctionné par une amende de 50 % du montant de la transaction. Elle peut être ramenée à 5% si la vente a été régulièrement comptabilisée.

Le cadre réglementaire de la facture quelle que soit sa forme

L’obligation d’établir une facture pour les ventes de biens et les prestations de services résulte du droit commercial et du droit fiscal. L’obligation diffère selon le type de transaction. Elle n’est pas la même lors d’une vente entre professionnels en B to B et lors d’une vente à un particulier en B to C.

L’obligation commerciale d’établissement d’une facture

L’obligation commerciale d’établir une facture entre professionnels est stipulée par l’article L 441-3 du Code de Commerce. Ce dernier précise que le vendeur doit établir une facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. Et l’acheteur doit réclamer la facture. La facture doit être établie en double exemplaire. Le vendeur et l’acheteur en conserve chacun un.

Concernant les ventes aux particuliers, le droit commercial n’impose pas aux professionnels d’établir de facture. Toutefois, lorsque la vente est au moins égale à 25 € TTC, le vendeur est dans l’obligation de réaliser une note en double exemplaire. Cette dernière doit contenir à minima les informations suivantes :

• La date
• Le nom et l’adresse du vendeur Le nom du client
• La date et le lieu d’exécution de la prestation
• Le décompte détaillé, en quantité et en prix pour chaque prestation rendue et chaque produit fourni, le total à payer HT et le total à payer TTC

L’obligation fiscale inhérente aux factures

L’obligation fiscale est un peu plus complexe à appréhender. Tout comme l’obligation commerciale, elle diffère selon le statut du preneur. Mais elle tient également compte de la nature de l’opération ainsi que de la territorialité.

L’article 289 du CGI stipule que tout assujetti est tenu d’établir une facture ou d’en faire établir une en son nom et pour son compte. Et ce, pour les opérations suivantes :

• Les livraisons de biens, de prestations de services effectuées pour un autre assujetti ou pour une autre personne morale non assujettie et qui ne sont pas exonérées en application des articles 261 à 261E : toutes les ventes réalisées à un professionnel
• Les livraisons de biens visées aux articles 258A et 2588 du CGI : il s’agit des ventes à distance, peu importe que le lieu de la livraison soit ou non réputé en France et que le preneur ai un statut assujetti ou non
• Acomptes perçus avant la réalisation des opérations pré-citées
• Les livraisons de biens exonérés en application du I de l’article 262 ter : il s’agit des livraisons de biens dans un autre état membre de l’Union européenne à destination d’un assujetti ou d’une personne morale non assujettie
• Livraisons de biens exonérées en application du Il de l’article 298 sexies : il s’agit des livraisons intracommunautaires de moyens de transport neufs, peu importe que l’acheteur ai un statut assujetti ou non
• Les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquités

On notera, l’emploi de la notion « d’assujetti » et non de « redevable ». Sont donc concernées, toutes les personnes réalisant une activité économique à titre indépendant. Qu’elle soit ou non redevable de la TVA.

Lorsque l’émission d’une facture ou d’une note n’est pas obligatoire (cas peu nombreux au vue de la réglementation commerciale et fiscale, il s’agit essentiellement des ventes aux particuliers de moins de 25 € TTC), l’entreprise est tout de même tenue de conserver tous les justificatifs à l’appui de sa comptabilité. Tels que les tickets de caisse, la remise en banque par exemple.

Les conditions de forme et l’obligation de conservation

Le point sur les mentions obligatoires de la facture

Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions. Ces mentions trouvent leur source à la fois dans l’article L441-3 du Code de Commerce et dans les articles 289 et 242 nonies A de l’Annexe Il du Code Général des Impôts.

Le contrôle de la conformité des factures relève donc de deux administrations : la DGCCRF et l’administration fiscale. Toutes les mentions obligatoires du droit commercial sont reprises par le droit fiscal qui établit une liste de mentions plus large. 

Il y a les mentions :

• D’ordre général : on y retrouve notamment l’identité du vendeur et de l’acheteur, la date et le numéro de la facture, les conditions de règlement, le total HT de la facture, le montant total de la TVA, le montant net à payer TTC, l’identité du vendeur, celle de l’acheteur avec sa raison sociale, adresse, numéro SIRET par exemple

• Concernant les biens ou les prestations facturées : il s’agit notamment de la description des biens et prestations vendues, de leur prix unitaire et de leur quantité, des taux de TVA applicables

• Particulières : contrairement aux deux catégories précédentes ce sont des mentions qu’on ne retrouvera pas sur toutes les factures car elles ne sont pas toujours applicables. Il s’agit essentiellement des mentions concernant les cas d’exonération de TVA, les réductions de prix appliquées, le recours à l’auto-liquidation ou la mention de l’assurance professionnelle dans certains cas

La facture simplifiée : un processus autorisé

Dans certains cas, ou pour certaines opérations, l’assujetti peut émettre une facture dite « simplifiée ». Cette dernière ne comportera pas la totalité des mentions obligatoires prévues citées dans le paragraphe précédent. Ces mesures de simplification portent sur :

• Les factures de faible montant
• Certaines opérations intra-Union européenne
• Certaines activités : péages autoroutiers et secteur de la restauration
• Les factures d’acomptes
• Les factures rectificatives

Les mentions non obligatoires, mais fortement conseillées

Il existe trois mentions non obligatoires mais vivement conseillées par l’administration fiscale. Il s’agit de :

• L’option pour le paiement de la TVA sur les livraisons de travaux immobiliers
• L’option pour la TVA acquittée d’après les débits
• Le recours au mandat de facturation

L’information des options de TVA sur la facture de vente va permettre au preneur de déduire la TVA au bon moment.

La numérotation des factures : une mention obligatoire

Parmi les mentions obligatoires, figure le numéro de la facture, qui de mon point de vue nécessite une attention particulière. En effet, cette mention fait l’objet d’une règlementation très précise. Et dont le contrôle par l’administration fiscale, facilité par le FEC, est devenu quasi systématique lors d’une procédure de vérification de comptabilité.

L’article 242 nonies A de l’annexe Il au CGI prévoit qu’une facture doit comporter « un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ». Autrement dit, la numérotation des factures doit :

• Garantir que deux factures émises la même année ne peuvent pas comporter le même numéro
• Être attribuée de manière chronologique : la facture n°1 ne pourra avoir été établie après la facture n°3
• Être continue : il ne doit pas y avoir de trou dans la séquence de numérotation

L’administration fiscale admet qu’une entreprise puisse utiliser plusieurs séries distinctes de facturation lorsque cela est justifié. Sont par exemple admises par l’administration fiscale les motivations suivantes :

• L’existence de plusieurs sites de facturation : ainsi les factures du site A pourront suivre le format A/Année-mois-numéro chronologique et celles du site B le format BiAnnée-mois-numéro chronologique
• La présence de plusieurs catégories de clients : particulier et professionnel
• L’existence de plusieurs modalités de facturation : mandat de facturation pour une partie de l’activité, utilisation de factures électroniques et de factures papier

Le délai de conservation : une notion réglementée

Là encore, cette notion trouve sa source à la fois dans le droit commercial et dans le droit fiscal.

L’article L123-22 alinéa 2 du code de commerce, dispose que « les documents comptables et leurs pièces justificatives doivent étre conservés pendant une durée de 10 ans ». Il ne précise pas la date à partir de laquelle commence à courir le délai de conservation.

L’article L102B du livre des procédures fiscales prévoit que « [..] les documents ou les pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservées pendant un délai de 6 ans à compter de [..] la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. »

Il faut satisfaire les exigences du code de commerce et de l’administration fiscale. C’est possible en retenant le délai de conservation pour les factures qui est de 10 ans à compter de la date d’émission.

Les deux types de sanctions en cas de défaut de factures

Les sanctions fiscales : ce qu’il est important de savoir

Le défaut de délivrance d’une facture est sanctionné par une amende de 50% du montant de la transaction. L’amende est ramenée à 5% si l’opération a été régulièrement comptabilisée. Les irrégularités constatées sur les mentions obligatoires peuvent être sanctionnées par une amende de 15 € par mention omise ou inexacte et par facture, plafonnée à 25% du montant HT de la dite facture. Les factures fictives ou de complaisance, sont sanctionnées par une amende de 50% du montant des factures.

Les sanctions pénales : le point sur ce que vous devez connaître

En cas d’omission d’une mention obligatoire sur une facture, de défaut de délivrance d’une facture ou de non conservation de la facture pendant 10 ans, le code de commerce 11 prévoit les sanctions pénales suivantes :

• Pour les personnes physiques : une amende de 75 000 €, pouvant être portée à 50% du montant facturé ou qui aurait dû être facturé
• Pour les personnes morales : une amende de 375 000 € pouvant être portée à 250% du montant facturé. Cette amende, peut être assortie d’une peine d’exclusion des marchés publics pour une durée de 5 ans

L’émission de fausses factures constituant une fraude fiscale peut être sanctionnée par une amende de 500 000 € et 5 ans d’emprisonnement. Lorsque les faits sont commis en bande organisée, les sanctions peuvent être portées à 3 000 000 € et 7 ans d’emprisonnement.

En conclusion, nous dirons, que de nos jours, l’heure est au déploiement de la facture électronique que nous abordons, aussi, dans cette fiche conseils. Il est important de vous faire accompagner par votre expert-comptable pour cela.