Qu’on le veuille ou non, nous vivons une révolution numérique et la facture électronique en fait partie intégrante. Avec l’essor d’Internet, les évolutions technologiques rapides et la montée en puissance de l’intelligence artificielle, le numérique est partout. Smartphones, tablettes, e-commerce, objets connectés, le numérique a bouleversé nos modes de vie. Toutes ces évolutions modernisent la comptabilité.
Dans cette nouvelle économie numérique, la dématérialisation apparaît comme une évidence. La dématérialisation des documents existe depuis de nombreuses années. Mais on assiste depuis peu à sa montée en puissance. Cela se passe en particulier dans les échanges entre les acteurs économiques privés et la sphère publique. La dématérialisation devient progressivement une obligation. On notera à titre d’exemples :
- Obligation de dématérialiser le dépôt des déclarations fiscales des sociétés : déclarations de résultats, déclarations de TVA, déclaration de CVAE
- Obligation de dématérialiser le paiement des impôts commerciaux : impôts sur les sociétés, TVA, CVAE, CFE
- Mise en place de la DSN pour la communication des données sociales auprès des organismes sociaux
- Dématérialisation des procédures d’appel d’offre pour les marchés publics supérieurs à 20 k€ HT d’ici octobre 2018
- Recours obligatoire à la facture électronique pour tous les fournisseurs de l’État et des collectivités locales d’ici à 2020 avec le déploiement de la plateforme Chorus
Le cadre réglementaire de la facture électronique
Concrètement, qu’est-ce qu’une facture électronique ?
La facture électronique et la facture dématérialisée : 2 notions différentes
Par abus de langage, la notion de « facture dématérialisée ou facture numérique » est souvent employée à tort à la place de la notion de « facture électronique ». Pourtant, il s’agit bien là de deux notions distinctes répondant à une réglementation différente. Il est donc important de différencier ces deux notions :
- La facture dématérialisée est une facture émise à l’origine sur support papier puis numérisée pour être conservée sous forme électronique. En effet la notion de dématérialisation induit l’existence préalable d’un document matériel : ici la facture papier
- La facture électronique est quant à elle émise dès l’origine sous format électronique. Une facture électronique est conçue, transmise, et conservée sous format électronique. Pour qu’une facture soit dite électronique son mode de conception ainsi que son mode de transmission doivent l’être. C’est le processus même de facturation qui est dématérialisé
Cette différenciation est très importante notamment en matière de preuve. Dans le premier cas, la facture papier est la facture originale, sa dématérialisation constitue une reproduction. Inversement, dans le deuxième cas, le support électronique représente la version originale, et une impression de la facture une copie. Nous verrons par la suite que les modalités de conservation différent également.
Toutefois, depuis le 30 mars 2017, il est possible, sous certaines conditions, de conférer le caractère « original » à une facture numérisée.
Certes, les factures électroniques résultant de la dématérialisation du processus de facturation et les factures dématérialisées sont distinctes. Mais nous verrons dans la suite de ce mémoire qu’il n’est pas possible de traiter le sujet de la facture électronique sans traiter celui de la facture dématérialisée, en particulier pour les factures entrantes. Car, à ce jour quasi aucune entreprise ne peut dire « 100% des factures que je traite sont électroniques ».
Authentique, intègre et lisible : les 3 clés de la facture
Peu importe le mode de facturation (papier ou électronique) retenu par la société, cette dernière doit garantir l’authenticité de l’origine. Mais aussi l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.
- Garantir l’authenticité de l’origine signifie s’assurer de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture
- Garantir l’intégrité du contenu signifie s’assurer que les données contenues dans la facture ne seront pas altérées ni dans l’acheminement entre l’émetteur et le récepteur ni pendant la période d’archivage
- Assurer la lisibilité de la facture signifie garantir que la facture pourra être lue par tous, aussi bien le récepteur que l’administration
Afin de satisfaire ces conditions, l’article 289 du CGI classe les factures en trois catégories selon leur mode de sécurisation :
- 1ère catégorie : la piste d’audit fiable
- 2ème catégorie : la signature électronique
- 3ème catégorie : l’EDI fiscal aussi appelé EDI complet
Les 3 types de sécurisation autorisés en France
Les factures électroniques de 1ère catégorie : la piste d’audit fiable
Les factures dites de 1ère catégorie sont les factures pour lesquelles la société est dans l’obligation de mettre en place une piste d’audit fiable. Il s’agit :
- Des factures papier
- Des factures électroniques autres que les factures à signature électronique et les factures en EDI fiscal
Pour toutes ces factures, qu’elles soient entrantes donc en process d’achat ou sortantes c’est à dire en process de vente, la mise en place d’une piste d’audit fiable est obligatoire depuis le 1er janvier 2014.
Les factures électroniques de 2ème catégorie : la signature électronique
La signature électronique, également appelée signature numérique, est un procédé technique qui va permettre de garantir l’authenticité d’un document numérique tant dans son origine (identité de l’émetteur) que dans son contenu (intégrité du document). L’article 1316 du code civil définit la signature électronique comme « L’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. «
Les factures électroniques de 3ème catégorie : l’EDI
L’EDI signifie Échange de Données Informatisées. C’est un mode de transmission de données par voie électronique. L’EDI a pour vocation de limiter l’intervention humaine dans le processus d’échange de données. La facture électronique par EDI consiste en l’envoi d’un message facture structuré, de l’ordinateur du fournisseur à l’ordinateur du client. L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture doivent être assurées par l’émetteur et le récepteur d’une facture. La méthode utilisée par chaque acteur peut donc être différente à l’exception des factures électroniques assorties d’une signature électronique. Dans ce cas, le destinataire des factures est dans l’obligation de conserver la signature et le certificat électronique qui y sont attachés. Et ce, pour démontrer l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité.
Les notions de dématérialisation de gestion et dématérialisation fiscale
La dématérialisation de gestion et la dématérialisation fiscale sont deux choses différentes. Cette différence tient à la valeur de la preuve.
Dans le cas de la dématérialisation de gestion ou dématérialisation simple, il existe un échange de données informatiques entre le fournisseur et son client (par exemple l’EDI) mais la preuve juridique reste la facture papier. L’objectif de ce mode de dématérialisation est de fluidifier les échanges afin d’optimiser les temps de traitement des factures. Et aussi de raccourcir les délais de paiements, sans avoir à respecter toutes les normes imposées par la dématérialisation fiscale.
En revanche, en cas de dématérialisation fiscale, la preuve juridique est le document électronique transmis qui doit respecter une réglementation particulière.
Les obligations communes à toutes les factures électroniques
Le respect des règles générales de facturation
Comme les factures papier, les factures électroniques doivent respecter la réglementation en vigueur. Cette réglementation est relative à la facturation prévue par les articles 289-0 et 289 du CGI et les articles 242 nonies et 242 nonies A de l’annexe II au CGI. Il s’agit des règles relatives à :
- L’obligation de délivrance de factures
- Les modalités d’émission des factures
Les mentions obligatoires doivent figurer sur les factures. Toutes ces règles sont exposées ci-après.
L’accord du destinataire pour la transmission des factures
Pour que des factures électroniques puissent être transmises, le destinataire doit être d’accord. Il est aujourd’hui impossible d’imposer à un client la réception de facture électronique.
L’accord du destinataire des factures peut être matérialisé par la signature d’un document formel. Comme par exemple, un accord commercial lié à l’utilisation de la facturation électronique. Attention, si l’accord de client est obligatoire, sa formalisation ne l’est pas. L’administration admet que l’accord du client soit donné de manière tacite. Ainsi, le paiement d’une facture électronique vaut accord du destinataire.
Les modalités de conservation des factures électroniques
Comme pour les factures papier, le délai fiscal de conservation des factures électroniques est de 6 ans. Les factures émises par voie électronique doivent être conservées durant ce délai dans leur forme et contenu originels. La conservation se fait sur support informatique pendant au moins les 3 premières années. Puis sur tout support pendant les trois années suivantes.
À des fins de gestion, l’entreprise peut conserver les factures électroniques sous un format autre que celui d’origine. Si elles les conservent en parallèle sous leur format d’origine.
En matière commerciale, le délai de conservation est, comme pour les factures papier, de 10 ans. Le code de commerce ne donne aucune précision quant aux modalités de conservation. Il semblerait assez logique de simplement prolonger la seconde période de 3 ans du délai fiscal de 4 ans.
En cas de changement de matériel ou de logiciel durant la période de conservation, l’entreprise devra assurer une conversion et/ou une compatibilité entre l’ancien et le nouvel environnement informatique. Ainsi, ce changement ne compromettra pas les modalités de conservation.
Le cas particulier du double électronique des factures de ventes
En matière de modalités de conservation des factures, il existe un cas particulier, celui du « double électronique». Il s’agit des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises au client sur support papier. Attention, ce cas particulier exclut de fait les factures électroniques, c’est-à-dire créées et transmises par voie électronique. Il est toutefois très utile de connaitre cette réglementation spéciale. Car le double électronique est très utilisé par les entreprises mais malheureusement souvent mal appliqué.
La conservation des factures de ventes s’effectue en original ou en copie qui en est la reproduction fidèle et durable. Pour la conservation des factures de ventes créées informatiquement et envoyées en papier au client, l’entreprise a deux possibilités :
- Conserver son exemplaire sous format papier : il y aura deux impressions de la facture, l’exemplaire client et l’exemplaire vendeur
- Conserver son exemplaire sous format informatique : le « double électronique » devra répondre aux conditions citées ci-après
Le dispositif technique utilisé pour la création et la conservation du « double électronique » doit assurer une fiabilité équivalente qu’aurait procurée une impression d’un double papier. Pour se faire, le processus de conservation doit permettre de constituer un fichier dont le format d’encodage transcrit les informations du contenu de la facture mais aussi la mise en forme et la représentation graphique. L’ensemble des informations contenues dans l’original papier adressé au client doit être repris dans le « double électronique». Toutefois, l’administration fiscale admet que seules les mentions obligatoires soient retranscrites dans le fichier. À titre d’exemple, l’absence d’informations telles que le logo ou les messages publicitaires, présentes sur la facture papier envoyée au client, ne remettra pas en cause la valeur probante du document conservé.
Comme toutes les factures, le double électronique doit garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.
L’opération d’enregistrement du double électronique doit intervenir le plus proche possible de la date d’impression de la facture papier destinée au client. Les modalités d’enregistrement doivent soit sécuriser le fichier à l’aide de procédés électroniques logiques, tels que la signature électronique ou la protection par empreinte électronique. Soit assurer l’archivage des fichiers sur un support physique non réinscriptible, tels que des CD de technologie de type WORM ou des disques magnétiques intégrés dans des logiciels protégés en réécriture.
Les obligations liées au stockage des factures électroniques
Les factures électroniques peuvent être stockées à l’étranger uniquement dans un pays ayant conclu avec la France une convention d’assistance mutuelle ou une convention prévoyant un droit d’accès en ligne immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.
Ne sont donc considérés comme valides, que les systèmes de stockage situés :
- Sur le territoire français
- Dans un autre pays membre de l’Union européenne
- Un pays ayant conclu une convention d’assistance mutuelle
- Un pays ayant conclu une convention prévoyant un droit d’accès en ligne immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées
Lorsque le lieu de stockage se situe en dehors du territoire français, l’entreprise doit déclarer le lieu de stockage de ses factures auprès de l’administration. Cette déclaration se fait en même temps que la déclaration de résultats ou de bénéfices. Et elle est adressée au SIE dont dépend l’assujetti. Elle comporte les noms et adresses des tiers chargés du stockage ainsi que les périodes concernées.
Les sanctions applicables en cas de non-respect des obligations
La restitution du contenu du message de la facture
Sur demande de l’administration, l’entreprise doit être en capacité de restituer le contenu du message de la facture en langage clair. Cette obligation incombe à :
- L’entreprise chargée de s’assurer qu’une facture est délivrée en cas des factures sortantes, quelle que soit la personne qui a matériellement émis les factures électroniques. En cas de mandat de facturation, cette obligation concerne donc le mandant
- L’entreprise destinataire de la facture en cas des factures entrantes
La restitution porte sur l’ensemble du contenu de la facture. C’est à dire toutes les mentions obligatoires mais aussi les mentions facultatives présentes dans la facture.
L’administration précise qu’elle entend par « langage clair» un format habituellement admis par les usages commerciaux.
Le détail des sanctions encourues en cas de non respect des obligations
En cas de non-respect total ou partiel des règles relatives aux factures électroniques. Des sanctions encourues peuvent être très lourdes pour les entreprises.
Pour les factures entrantes, le non-respect des modalités de conservation de la forme d’origine rend l’entreprise incapable de présenter le document original sur demande de l’administration. Ce défaut de conservation peut entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.
Pour les factures sortantes, le non-respect des modalités de conservation peut être assimilé à un défaut de facturation. Cela peut être sanctionné par une amende de 50 % du montant de la transaction. Elle peut être ramenée à 5% si la vente a été régulièrement comptabilisée.
Le cadre réglementaire de la facture quelle que soit sa forme
L’obligation d’établir une facture pour les ventes de biens et les prestations de services résulte du droit commercial et du droit fiscal. L’obligation diffère selon le type de transaction. Elle n’est pas la même lors d’une vente entre professionnels en B to B et lors d’une vente à un particulier en B to C.
L’obligation commerciale d’établissement d’une facture
L’obligation commerciale d’établir une facture entre professionnels est stipulée par l’article L 441-3 du Code de Commerce. Ce dernier précise que le vendeur doit établir une facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. Et l’acheteur doit réclamer la facture. La facture doit être établie en double exemplaire. Le vendeur et l’acheteur en conserve chacun un.
Concernant les ventes aux particuliers, le droit commercial n’impose pas aux professionnels d’établir de facture. Toutefois, lorsque la vente est au moins égale à 25 € TTC, le vendeur est dans l’obligation de réaliser une note en double exemplaire. Cette dernière doit contenir à minima les informations suivantes :
- La date
- Le nom et l’adresse du vendeur Le nom du client
- La date et le lieu d’exécution de la prestation
- Le décompte détaillé, en quantité et en prix pour chaque prestation rendue et chaque produit fourni, le total à payer HT et le total à payer TTC
L’obligation fiscale inhérente aux factures
L’obligation fiscale est un peu plus complexe à appréhender. Tout comme l’obligation commerciale, elle diffère selon le statut du preneur. Mais elle tient également compte de la nature de l’opération ainsi que de la territorialité.
L’article 289 du CGI stipule que tout assujetti est tenu d’établir une facture ou d’en faire établir une en son nom et pour son compte. Et ce, pour les opérations suivantes :
- Les livraisons de biens, de prestations de services effectuées pour un autre assujetti ou pour une autre personne morale non assujettie et qui ne sont pas exonérées en application des articles 261 à 261E : toutes les ventes réalisées à un professionnel
- Les livraisons de biens visées aux articles 258A et 2588 du CGI : il s’agit des ventes à distance, peu importe que le lieu de la livraison soit ou non réputé en France et que le preneur ai un statut assujetti ou non
- Acomptes perçus avant la réalisation des opérations pré-citées
- Les livraisons de biens exonérés en application du I de l’article 262 ter : il s’agit des livraisons de biens dans un autre état membre de l’Union européenne à destination d’un assujetti ou d’une personne morale non assujettie
- Livraisons de biens exonérées en application du Il de l’article 298 sexies : il s’agit des livraisons intracommunautaires de moyens de transport neufs, peu importe que l’acheteur ai un statut assujetti ou non
- Les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquités
On notera, l’emploi de la notion « d’assujetti » et non de « redevable ». Sont donc concernées, toutes les personnes réalisant une activité économique à titre indépendant. Qu’elle soit ou non redevable de la TVA.
Lorsque l’émission d’une facture ou d’une note n’est pas obligatoire (cas peu nombreux au vue de la réglementation commerciale et fiscale, il s’agit essentiellement des ventes aux particuliers de moins de 25 € TTC), l’entreprise est tout de même tenue de conserver tous les justificatifs à l’appui de sa comptabilité. Tels que les tickets de caisse, la remise en banque par exemple.
Les conditions de forme et l’obligation de conservation
Le point sur les mentions obligatoires de la facture
Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions. Ces mentions trouvent leur source à la fois dans l’article L441-3 du Code de Commerce et dans les articles 289 et 242 nonies A de l’Annexe Il du Code Général des Impôts.
Le contrôle de la conformité des factures relève donc de deux administrations : la DGCCRF et l’administration fiscale. Toutes les mentions obligatoires du droit commercial sont reprises par le droit fiscal qui établit une liste de mentions plus large.
Il y a les mentions :
- D’ordre général : on y retrouve notamment l’identité du vendeur et de l’acheteur, la date et le numéro de la facture, les conditions de règlement, le total HT de la facture, le montant total de la TVA, le montant net à payer TTC, l’identité du vendeur, celle de l’acheteur avec sa raison sociale, adresse, numéro SIRET par exemple
- Concernant les biens ou les prestations facturées : il s’agit notamment de la description des biens et prestations vendues, de leur prix unitaire et de leur quantité, des taux de TVA applicables
- Particulières : contrairement aux deux catégories précédentes ce sont des mentions qu’on ne retrouvera pas sur toutes les factures car elles ne sont pas toujours applicables. Il s’agit essentiellement des mentions concernant les cas d’exonération de TVA, les réductions de prix appliquées, le recours à l’auto-liquidation ou la mention de l’assurance professionnelle dans certains cas
La facture simplifiée : un processus autorisé
Dans certains cas, ou pour certaines opérations, l’assujetti peut émettre une facture dite « simplifiée ». Cette dernière ne comportera pas la totalité des mentions obligatoires prévues citées dans le paragraphe précédent. Ces mesures de simplification portent sur :
- Les factures de faible montant
- Certaines opérations intra-Union européenne
- Certaines activités : péages autoroutiers et secteur de la restauration
- Les factures d’acomptes
- Les factures rectificatives
Les mentions non obligatoires mais fortement conseillées
Il existe trois mentions non obligatoires mais vivement conseillées par l’administration fiscale. Il s’agit de :
- L’option pour le paiement de la TVA sur les livraisons de travaux immobiliers
- L’option pour la TVA acquittée d’après les débits
- Le recours au mandat de facturation
L’information des options de TVA sur la facture de vente va permettre au preneur de déduire la TVA au bon moment.
La numérotation des factures : une mention obligatoire
Parmi les mentions obligatoires, figure le numéro de la facture, qui de mon point de vue nécessite une attention particulière. En effet, cette mention fait l’objet d’une règlementation très précise. Et dont le contrôle par l’administration fiscale, facilité par le FEC, est devenu quasi systématique lors d’une procédure de vérification de comptabilité.
L’article 242 nonies A de l’annexe Il au CGI prévoit qu’une facture doit comporter « un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ». Autrement dit, la numérotation des factures doit :
- Garantir que deux factures émises la même année ne peuvent pas comporter le même numéro
- Être attribuée de manière chronologique : la facture n°1 ne pourra avoir été établie après la facture n°3
- Être continue : il ne doit pas y avoir de trou dans la séquence de numérotation
L’administration fiscale admet qu’une entreprise puisse utiliser plusieurs séries distinctes de facturation lorsque cela est justifié. Sont par exemple admises par l’administration fiscale les motivations suivantes :
- L’existence de plusieurs sites de facturation : ainsi les factures du site A pourront suivre le format A/Année-mois-numéro chronologique et celles du site B le format BiAnnée-mois-numéro chronologique
- La présence de plusieurs catégories de clients : particulier et professionnel
- L’existence de plusieurs modalités de facturation : mandat de facturation pour une partie de l’activité, utilisation de factures électroniques et de factures papier
Le délai de conservation : une notion réglementée
Là encore, cette notion trouve sa source à la fois dans le droit commercial et dans le droit fiscal.
L’article L123-22 alinéa 2 du code de commerce, dispose que « les documents comptables et leurs pièces justificatives doivent étre conservés pendant une durée de 10 ans ». Il ne précise pas la date à partir de laquelle commence à courir le délai de conservation.
L’article L102B du livre des procédures fiscales prévoit que « [..] les documents ou les pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservées pendant un délai de 6 ans à compter de [..] la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. »
Il faut satisfaire les exigences du code de commerce et de l’administration fiscale. C’est possible en retenant le délai de conservation pour les factures qui est de 10 ans à compter de la date d’émission.
Les deux types de sanctions en cas de défaut de factures
Les sanctions fiscales : ce qu’il est important de savoir
Le défaut de délivrance d’une facture est sanctionné par une amende de 50% du montant de la transaction. L’amende est ramenée à 5% si l’opération a été régulièrement comptabilisée. Les irrégularités constatées sur les mentions obligatoires peuvent être sanctionnées par une amende de 15 € par mention omise ou inexacte et par facture, plafonnée à 25% du montant HT de la dite facture. Les factures fictives ou de complaisance, sont sanctionnées par une amende de 50% du montant des factures.
Les sanctions pénales : le point sur ce que vous devez connaître
En cas d’omission d’une mention obligatoire sur une facture, de défaut de délivrance d’une facture ou de non conservation de la facture pendant 10 ans, le code de commerce 11 prévoit les sanctions pénales suivantes :
- Pour les personnes physiques : une amende de 75 000 €, pouvant être portée à 50% du montant facturé ou qui aurait dû être facturé
- Pour les personnes morales : une amende de 375 000 € pouvant être portée à 250% du montant facturé. Cette amende, peut être assortie d’une peine d’exclusion des marchés publics pour une durée de 5 ans
L’émission de fausses factures constituant une fraude fiscale peut être sanctionnée par une amende de 500 000 € et 5 ans d’emprisonnement. Lorsque les faits sont commis en bande organisée, les sanctions peuvent être portées à 3 000 000 € et 7 ans d’emprisonnement.
En conclusion, nous dirons, que de nos jours, l’heure est au déploiement de la facture électronique que nous abordons, aussi, dans cette fiche conseils. Il est important de vous faire accompagner par votre expert-comptable pour cela.
