Si vous possédez le statut juridique d’une micro-entreprise, la gestion de votre société sera ultra-simplifié. Seulement, afin de garantir le bon fonctionnement de votre activité, vous devrez tout de même respecter certaines obligations.
Les règles de comptabilité et de gestion
Bien que l’organisation profite d’un cadre administratif et comptable souple, elle est tout de même contrainte à certaines conformités et règles qu’une auto-entreprise doit respecter.
Comment fonctionne la facturation ?
Il est important de bien veiller à la facturation de vos clients. Quelque soit votre activité, vous serez amenés à établir deux exemplaires de factures. Le premier pour l’acheteur et le deuxième pour vous. Malgré que certains clients n’en demandent pas forcément. Lors du paiement, la facturation joue le rôle de contrat. Cela atteste de la vente, c’est une preuve juridique, ça précise les conditions de négociation d’une vente entre l’entreprise et son client. Cela consiste également un justificatif comptable, c’est un support permettant de déduire la taxe sur la valeur ajoutée, de plus elle sert de justificatif en cas de contrôle fiscal.
Le livre des achats et des recettes : à quoi sert-il ?
Pour faire le contre rendu de vos encaissements et de vos dépenses journalières, le micro-entrepreneur doit tenir à jour un livre des achats et des recettes. En effet, il dois contenir de façon chronologique :
- Le montant et l’origine des recettes
- Le mode de règlement
- Les références des pièces justificatives
Si vous ne vous sentez à l’aise avec la comptabilité, le groupe CA2 sera vous accompagner dans toutes vos démarches. Un logiciel de facturation aux normes vous sera fourni lors de la prestation. Il vous aidera à tenir la comptabilité de votre micro-entreprise.
Connaître vos droits et vos obligations
En tant que micro-entrepreneur, vous devez connaître vos droits et vos obligations. Cela vous offre une sérénité au moment de vous lancer !
Quels sont les droits dont vous bénéficiez ?
La sécurité sociale d’un micro-entrepreneur
En cette année 2021, la Sécurité Sociale a pour but de rattacher l’ensemble des travailleurs indépendants sous le statut du régime social général.
Si vous décidez de créer votre micro-entreprise durant cette année, vous bénéficiez automatiquement du régime général de la Sécurité Sociale, SPAM. Cependant, si votre statut d’auto-entrepreneur a été créé avant le 1er janvier 2019, vous étiez rattachés à la Sécurité Sociale des indépendants (SSI). Vous allez également évoluer progressivement vers le régime général.
Que votre auto-entreprise soit reliée à la SPAM ou à la SSI, vous bénéficiez des mêmes droits.
La demande d’Acre : une aide qui peut vous aider !
Anciennement appelée l’Accre, cette aide permet à tous créateurs ou repreneurs d’entreprise, depuis le 1er janvier 2019, d’être partiellement exonérés. Toutefois, pour pouvoir y avoir accès, il faut respecter certaines conditions :
- Demandeur d’emploi indemnisé
- Demandeur d’emploi non indemnisé inscrit à pôle emploi depuis plus de 6 mois au cours des 18 derniers mois
- Être bénéficiaire de l’allocation de solidarité spécifique (ASS) ou du revenu de solidarité active (RSA)
- Posséder entre 18 ans et moins de 26 ans
- Avoir moins de 30 ans et être reconnu handicapé
- Être pourvu d’un contrat d’appui au projet d’entreprise (Cape)
- Créer ou reprendre une entreprise implantée au sein d’un quartier prioritaire de la ville (QPV)
- Bénéficier de la prestation partagée d’éducation de l’enfant (PreParE)
- Être travailleur indépendant ne relevant pas du régime micro-social
- Ne pas avoir bénéficié de l’Acre dans les 3 années précédentes
Afin de bénéficier de l’Acre, vous pouvez faire la demande sur le site de Auto Entrepreneur.
Quelles sont vos obligations au sein de votre société ?
Un chiffre d’affaires à ne pas dépasser
En étant une micro-entreprise, vous ne devez pas dépasser un plafond de chiffre d’affaires par année :
- Activité commerciale : 176 200 euros
- Prestation de services : 72 600 euros
Si le montant de votre chiffre d’affaires annuel dépasse ces sommes au cours d’une seule année, vous pouvez conserver le régime micro-BIC. Cependant, si vous le dépassez deux années consécutives, vous basculez en devenant entrepreneur individuel (EI).
Comment déclarer les revenus de votre micro-entreprise ?
En tant que professionnel, vous devez déclarer tous vos revenus à l’URSAFF. Quel que soit votre montant, qu’il soit minime ou important. L’URSAFF est un organisme qui a été créé pour collecter les cotisations et les contributions de financement de la Sécurité Sociale des entreprises.
Pourquoi avoir un compte en banque professionnel?
Si vos revenus dépassent 10 000 euros par an dans votre micro-entreprise, vous devez être en possession d’un compte bancaire professionnel. Ce compte permet d’enregistrer toutes les transactions financières liées à votre activité professionnelle, et notamment pour :
- vos encaissements clients et paiements fournisseurs
- Les règlements de charges sociales mensuelles ou trimestrielles
- Tous les prélèvements que vous effectuez à titre de rémunération
- Et l’ensemble des autres mouvements (prêts, TVA…)
Bien distinguer son compte personnel et professionnel est très important. Cela vous permettra de séparer vos opérations afin d’éviter toutes confusions fiscales et comptables. Vous pourriez également bénéficier de services réservés aux professionnels.
La gestion des données personnelles dans une micro-entreprise
La CNIL, Commission Nationale de l’Information et des Libertés, définit comme donnée personnelle « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». En tant qu’entreprise, vous devez, en effet, fournir un certain nombre d’informations collectées sur les internautes au RGPD, le règlement générale de protection des données.
Pour pouvoir récolter des informations personnelles sur les internautes, vous devez obligatoirement avoir leurs consentements et les informer de la prise d’informations dans deux situations :
- En cas de collecte directe de données de l’internaute, que ce soit de façon active, via le remplissage de formulaire lors d’un achat en ligne, de la souscription d’un contrat ou au travers de l’observation de son activité, via la géolocalisation, des outils d’analyse de sa navigation…
- En cas de collecte indirect des données de l’internaute : données récupérées auprès de partenaires commerciaux par exemple.
Le RGPD stipule 3 moments où vous devez informer l’internaute que vous avez accès à des informations personnelles :
- Vous devez l’informer au moment de la collecte de ses données personnelles
- Vous devez également l’informer lors de modifications de leur utilisation
- Enfin, dans un souci de transparence, vous devez informer l’internaute régulièrement de l’utilisation de ses données personnelles
Il est important de respecter ces règles. Vous pouvez être poursuivi et recevoir une amende ou une peine d’emprisonnement en cas de non respect.
Entretenir une bonne relation avec ses clients
La relation client est fondamentale pour que votre micro-entreprise dure, il faut donc l’entretenir. Pour cela, vous devez non seulement accroître le nombre de clients, mais également les fidéliser.
Comment fidéliser votre clientèle business to consumer ?
Lors du premier achat avec un client B2C, un lien doit se créer. Remercier le, par e-mail, sms ou courrier selon les coordonnées disponibles. De plus, soyez présent pour votre client, faite un suivi après l’achat, communiquer régulièrement toute l’année : le client ne doit pas vous oublier !
Vous pouvez lui envoyer des messages contextuels. Tel que des voeux, alertes en cas de promotions, questionnaire de satisfaction quelques mois après l’achat… Vous avez également la possibilité de lui proposer un abonnement à la newsletter, ou à l’adhésion d’un programme de fidélité.
Comment fidéliser votre clientèle business to business ?
Dans une relation en B2B, personnalisez vos messages, pour que vos clients se sentent privilégiés. Vous pouvez également améliorer votre relation à travers un programme de recommandation. Cela consiste à inviter vos meilleurs clients à vous recommander à d’autres entreprises. Par la suite, ils deviendront vos ambassadeurs, avec à la clé, des cadeaux ou des conditions préférentielles en échange de l’apport d’affaires.
N’hésitez pas à contacter le Groupe CA2 afin que l’on vous accompagne et que l’on vous conseille dans toutes les démarches liées à votre micro-entreprise.
